Hilfe & Handbuch
Benutzerhandbuch für hermine.ai desk, den KI-gestützten Communication Hub: Inbox, KI-Entwürfe, CRM, Vertrieb, Wissen, Berichte und Einstellungen, mit annotierten Screenshots, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und FAQ.
Einstieg
Einstieg & OnboardingVom Signup zum startklaren Workspace: Konto anlegen, im Wizard Desk, Kanäle und Team einrichten, dann in der Inbox loslegen.DashboardDie Übersicht zum Start in den Tag: Kennzahlen, wartende KI-Entwürfe, SLA-Risiken, Volumen und Ihre Termine auf einen Blick, dazu die Vorschläge des Assistenten aus Betriebsprüfung und Vorfall-Erkennung.
Tägliche Arbeit
Inbox & WarteschlangeDie Warteschlange im Griff: Ansichten und Status-Filter, SLA-Chips in den Zeilen, neue Vorgänge starten, Mehrfachauswahl und Tastaturkürzel.Konversation & KI-EntwurfDie Detailansicht: Nachrichtenverlauf mit Übersetzung, KI-Entwurf prüfen und freigeben, Seitenthreads mit Dritten und Kontextpanel mit Klassifizierung und KI-Läufen.TextbausteineVorgefertigte, freigegebene Antwort-Snippets pro Desk: mit Platzhaltern, optionalen Aktionen und Einfügen per Button oder Schrägstrich, sofort und ohne KI-Lauf.MaterialienEine Bibliothek wiederverwendbarer Dateien fürs Team: Verkaufsunterlagen, Präsentationen und Bilder, die Sie im Editor mit einem Klick an eine Antwort hängen, ohne sie erneut hochzuladen.KI-Assistent (Cmd+J)Ihr Copilot auf jeder Seite: mit Cmd+J öffnen, Fragen zu Konversationen, Unternehmen und Wissen stellen, Kontext inklusive.TermineTermine je Desk in der Wochenansicht, automatische Übertragung nach Outlook, Termine aus Einladungen und Outlook sowie die persönliche Buchungsseite.Fristen & BriefeingangRechtliche Fristen an Vorgängen mit Fristen-Board und Vorwarnung, gescannte Briefpost als Vorgang ablegen und Antworten in Leichte Sprache übersetzen.
CRM & Vertrieb
Unternehmen & 360°-AkteAlle Unternehmen im Blick: Liste mit Filtern nach Phase und Beziehungsart, dazu die 360°-Akte mit Stammdaten, Kontakten samt Rollen, Konzernstruktur, KI-Vorschlägen und Kundenakte.Kontakte & PersönlichesAlle Ansprechpersonen Ihrer Organisation: Liste mit Filtern, Kontaktprofil mit Konversationen, Firmen und Rollen, KI-Vorschlägen, Meeting-Notizen und der Karte Persönliches.SegmenteUnternehmen für Kampagnen und Exporte bündeln: statische Listen von Hand pflegen oder dynamische Segmente per Filter laufend aktuell halten.Marketing-Sync (Brevo)Newsletter und Kampagnen laufen über Brevo, Ihr Adressbuch bleibt in hermine.ai desk die Wahrheit: Der Marketing-Sync spiegelt Segmente in Brevo-Listen, schickt einzelne Segmente per Knopfdruck als Liste hinüber und holt Einwilligungen, Abmeldungen und Zustellbarkeit automatisch zurück. Empfänger:innen verwalten ihre Einwilligung selbst im Präferenz-Center.Tandems & ZuweisungFeste Außendienst/Innendienst-Paare je Unternehmen, smarte Zuweisung neuer Anfragen mit Verfügbarkeit, Auslastung, Rotation und Limit pro Person, und Dokumentation von Besuchen, Telefonaten und Meetings direkt in der Akte.VertriebDas Deal-Board auf Sales-Desks: Pipeline mit Stages und Drag-and-drop, Lead-Scoring mit MQL und SQL, gewichteter Forecast, Produktkatalog, Referenzen und Lead-Import.ProjekteLaufende Kundenprojekte auf Success-Desks: Status, Zustand und Verknüpfungen zu Teamwork, GitHub, Planberry und Sentry, verbunden mit den Konversationen der Inbox.
Wissen & Auswertung
WissenDie Wissensdatenbank des Desks: Quellen pflegen, Artikel durchsuchen und KI-Artikelentwürfe aus der Lücken-Warteschlange freigeben.BerichteKennzahlen und Trends des aktiven Desks: Reaktionszeiten, KI-Anteil, SLA, Zufriedenheit, Volumen nach Kanal und Kategorie, dazu die Auslastung des Teams und automatisch erkannte Themen.Verbrauch & AbrechnungPaket, KI-Verbrauch in EUR, Läufe und abrechenbare Konversationen pro Monat: KI-gelöst vs. Team-gelöst, Tageslimit, KI-Modellwahl und Aufschlüsselung nach Desk und Skill.
Kundensicht
Das Widget aus KundensichtSo erleben Kund:innen den Chat auf Ihrer Website: KI antwortet zuerst und gekennzeichnet, Übergabe ans Team, Lösen mit Sterne-Bewertung, dazu Ankündigungen für Störungen, Wartungsfenster und Neuigkeiten.KundenportalDer Self-Service-Bereich für Kund:innen: passwortlose Anmeldung per Magic-Link, eigene Fälle mit Verlauf und Antwort, freigegebene Dokumente, offene Angebote und CSAT nach der Lösung.
Verwaltung
Kanäle & KonnektorenKommunikationswege einrichten: E-Mail-Postfächer, Web-Widget und manuelle Erfassung, dazu Konnektoren als Datenquellen für die KI-Recherche.SLA & ServicequalitätZielzeiten für Erstreaktion und Lösung, Geschäftszeiten und Eskalation, dazu KI-Qualitätsbewertung mit Prüf-Warteschlange, CSAT-Umfragen und der CX-Score als KI-Schätzung des Kundenerlebnisses.Auto-Versand, Simulation & RegelnWann darf hermine.ai desk ohne Freigabe senden? Auto-Versand-Bedingungen mit stufenweisem Rollout und Zeitfenster, der Batch-Test mit Bewertung als Probelauf und Regeln für wiederkehrende Routineschritte.Prozeduren, Workflows & DatenmodellDer KI das Arbeiten beibringen: Prozeduren als Team-Playbooks, Workflows als KI-Fähigkeiten, dazu Taxonomie und eigene Felder als Datenmodell.Verwaltungs-PaketBehördenfunktionen je Desk: Aktenzeichen, Eingangsbestätigung, Vier-Augen-Freigabe, KI-Transparenz, Aufbewahrung mit Aussonderung, XDOMEA-Abgabe, XRechnung-Anzeige, Aktenplan-Import und Personalrat-Modus.Akten & Dokumente, FormulareDie Seite Akten & Dokumente mit allen Dokumenten, Filtern und Export-Bundle je Vorgang und der Formular-Baukasten: strukturierte Antragsformulare im Portal, jede Einsendung wird ein Vorgang.Workspace: Desks, Team & VertretungenDesks als getrennte Arbeitsbereiche, Team-Einladungen mit Workspace- und Desk-Rollen und Vertretungen für Urlaub und Abwesenheit.BrandingFarben, Logo, Schriftart, Impressum und Standardtexte Ihres Workspace, sichtbar in E-Mails, Angebots-PDFs, auf der Angebotsseite und im Widget.DatenqualitätDubletten im Adressbuch finden und zusammenführen: bewertete Duplikat-Paare für Unternehmen und Kontakte, mit Feldvergleich im Zusammenführen-Dialog.KontoIhre persönlichen Einstellungen: Profil und Profilbild, Sprache der Oberfläche, Passwort ändern und Benachrichtigungen pro Kategorie.
Konzepte
Konzepte: So denkt hermine.ai deskDie Denkmodelle hinter hermine.ai desk: Regeln, Workflows und Prozeduren, Wissen gegen Konnektoren und das Abrechnungsmodell nach gelösten Konversationen.API und MCPhermine.ai desk von außen: GraphQL-API mit JWT und X-Tenant-Header, MCP-Server pro Desk für Claude Code und Cursor, E-Mail-Webhook und Widget-Embed.