Verwaltungs-Paket

Überblick

Das Verwaltungs-Paket macht einen Desk fit für Behörden, Kommunen und andere Organisationen mit Verwaltungsauftrag. Alle Einstellungen finden Sie unter Einstellungen, Bereich Verwaltung; sie gelten je Desk und sind Desk-Admins vorbehalten.

Auf der Seite steuern Sie das Aktenzeichen-Schema, die automatische Eingangsbestätigung, das Bundesland für die Feiertagsberechnung von Fristen, das Vier-Augen-Prinzip für ausgehende Antworten, die KI-Transparenz-Zeile und die Aufbewahrung mit der Aussonderung. Dazu kommen zwei Aktionen: der Aktenplan-Import und die Verwaltungs-Vorlagen. Der Personalrat-Modus ist die einzige Ausnahme: Er gilt für den ganzen Workspace und wohnt im Bereich Team und Rollen.

Aktenzeichen

Mit aktivem Schema erhält jeder neue Vorgang beim Eingang automatisch ein Aktenzeichen, die zitierfähige Identität des Vorgangs. Das Format bauen Sie aus drei Platzhaltern: dem Desk-Kürzel, dem Jahr und der laufenden Nummer, die je Desk und Jahr zählt und auf die eingestellte Stellenzahl aufgefüllt wird. Die Vorschau auf der Karte zeigt sofort, wie ein Aktenzeichen aussehen wird, zum Beispiel BUERGER-2026-0001.

Das Aktenzeichen erscheint im Vorgangskopf und in der Inbox-Liste. Bei ausgehenden E-Mails hängt hermine.ai desk es als Betreff-Kürzel an (Az: gefolgt vom Aktenzeichen in eckigen Klammern). Antworten Bürger:innen später mit einer neuen Mail und nennen das Aktenzeichen im Betreff, findet der Posteingang den richtigen Vorgang auch ohne intakten Mail-Verlauf wieder.

1. 1Öffnen Sie Einstellungen, Bereich Verwaltung, Karte Aktenzeichen.
2. 2Aktivieren Sie Aktenzeichen vergeben.
3. 3Passen Sie das Format an. Die laufende Nummer und das Jahr sind Pflichtbestandteile.
4. 4Wählen Sie die Stellen der Nummer (1 bis 8) und prüfen Sie die Vorschau.
5. 5Speichern Sie. Ab jetzt bekommt jeder neue Vorgang sein Aktenzeichen.

Eingangsbestätigung

Die automatische Eingangsbestätigung beantwortet jeden neuen eingehenden Vorgang auf den gewählten Kanälen mit einer Empfangsbestätigung. Im Text steht der Platzhalter für das Aktenzeichen bereit; er wird beim Versand durch das Aktenzeichen des Vorgangs ersetzt, sodass Bürger:innen es von der ersten Antwort an zitieren können.

Standardmäßig ist nur das E-Mail-Postfach vorgesehen: Im Widget und im Portal sehen die Menschen ihren Vorgang ohnehin live, dort wäre die Bestätigung meist Rauschen. Beide Kanäle lassen sich aber bewusst dazuschalten.

1. 1Öffnen Sie die Karte Eingangsbestätigung und aktivieren Sie Eingangsbestätigung senden.
2. 2Formulieren Sie den Text der Bestätigung und lassen Sie den Aktenzeichen-Platzhalter an der passenden Stelle stehen.
3. 3Wählen Sie die Kanäle, auf denen die Bestätigung rausgehen soll, und speichern Sie.

Vier-Augen-Freigabe

Mit aktivem Vier-Augen-Prinzip wartet jede von Menschen geschriebene öffentliche Antwort auf die Mitzeichnung einer zweiten Person, bevor sie versendet wird. KI-Entwürfe durchlaufen die Freigabe ohnehin (approval-first); die Vier-Augen-Freigabe dehnt diese Kontrolle auf menschliche Antworten aus, wie es Zeichnungsrecht und Mitzeichnung in der Verwaltung verlangen.

Über die Mindestrolle für die Mitzeichnung legen Sie fest, wer freigeben darf: jede:r Agent:in des Desks oder nur Desk-Admins. Mit der Kategorien-Auswahl beschränken Sie die Pflicht auf bestimmte Vorgangs-Kategorien, etwa nur Widersprüche und Bescheide; ohne Auswahl gilt sie für jeden Vorgang des Desks.

1. 1Öffnen Sie die Karte Vier-Augen-Prinzip und aktivieren Sie den Schalter.
2. 2Wählen Sie die Mindestrolle für die Mitzeichnung.
3. 3Beschränken Sie die Pflicht bei Bedarf über Nur diese Kategorien auf einzelne Kategorien der Desk-Taxonomie.
4. 4Speichern Sie. Neue öffentliche Antworten warten ab jetzt als Entwurf auf die Mitzeichnung.

KI-Transparenz

Antworten, die hermine.ai desk ohne menschliche Freigabe automatisch versendet, legen ihre Herkunft offen: Die Karte KI-Transparenz hängt ihnen eine Hinweiszeile an, standardmäßig aktiv und im Text anpassbar. Von Menschen freigegebene Antworten tragen die Zeile nie. Das ist die Transparenz-Hygiene nach Art. 50 der EU-KI-Verordnung.

Die zweite Transparenz-Fläche ist das Widget: Es zeigt Besucher:innen immer sichtbar einen KI-Hinweis an. Den Text können Sie je Kanal anpassen, aber nie entfernen; ohne eigene Formulierung gilt der mitgelieferte Standardtext.

1. 1Öffnen Sie die Karte KI-Transparenz.
2. 2Passen Sie den Hinweistext an Ihre Tonalität an oder übernehmen Sie den Standard.
3. 3Lassen Sie den Schalter an, solange Ihr Desk automatisch versendet. Abschalten ist nur sinnvoll, wenn Ihre Organisation die KI-Herkunft an anderer Stelle offenlegt, etwa in der Signatur.

Aufbewahrung & Aussonderung

Mit aktiver Aufbewahrung erhält jeder abgeschlossene Vorgang eine Aufbewahrungsfrist in Jahren: den Standardwert des Desks oder eine abweichende Frist je Kategorie, passend zum Aktenplan. Ein nächtlicher Abgleich stempelt daraus das Prüfdatum jedes Vorgangs.

Gelöscht wird trotzdem nie automatisch. Abgelaufene Vorgänge sammeln sich auf der Seite Aussonderung (Seitenleiste, nur für Desk-Admins) und warten dort auf die menschliche Entscheidung: erst das Archiv-Paket exportieren (eine Zip-Datei mit dem Vorgang als PDF, den Metadaten und allen Anhängen, damit Sie der Anbietungspflicht gegenüber dem Archiv nachkommen können), dann aussondern. Die Aussonderung löscht den Vorgang mit allen Nachrichten und Anhängen endgültig und wird revisionssicher protokolliert.

Ein Legal Hold friert einzelne Vorgänge ein, etwa bei laufenden Verfahren: Er blockiert sowohl die Aussonderung als auch die DSGVO-Löschung, bis er wieder aufgehoben wird. Vorgänge unter Legal Hold erscheinen gar nicht erst in der Aussonderungs-Liste; im Vorgangskopf zeigt ein Hinweis den Hold an.

1. 1Öffnen Sie die Karte Aufbewahrung, aktivieren Sie sie und setzen Sie den Standard in Jahren.
2. 2Ergänzen Sie bei Bedarf abweichende Fristen je Kategorie, zum Beispiel längere Fristen für Bescheide.
3. 3Prüfen Sie regelmäßig die Seite Aussonderung in der Seitenleiste.
4. 4Exportieren Sie vor der Aussonderung das Archiv-Paket über Exportieren.
5. 5Sondern Sie den Vorgang mit Aussondern aus und bestätigen Sie den Dialog. Die Löschung ist endgültig.

XDOMEA-Abgabe an DMS und eAkte

Neben dem Archiv-Paket der Aussonderung gibt es die XDOMEA-Abgabe: ein eigenständiges Übergabepaket für ein DMS oder eine eAkte. Das Zip enthält die Abgabenachricht im XDOMEA-Format (Version 3.0.0, Nachrichtentyp 0401 Abgabe), den Vorgang als PDF, die Metadaten als JSON und alle Anhänge. Die Nachrichtendatei ist nach der XDOMEA-Konvention benannt (Prozess-ID plus Nachrichtentyp), sodass empfangende Systeme sie ohne Konfiguration erkennen.

Der Export steht Desk-Admins zur Verfügung und nur auf Verwaltungs-Desks, also Desks mit aktivem Behördenmodus oder aktivem Aktenzeichen-Schema. Der Download-Link ist signiert und läuft nach wenigen Minuten ab; das Paket selbst wird serverseitig nach kurzer Zeit gelöscht. Jeder Export wird sicherheitsprotokolliert.

XRechnung-Anzeige

Eingehende XRechnungen (E-Rechnungen nach EN 16931, als UBL- oder CII-XML) erkennt hermine.ai desk direkt am Mail-Anhang. Statt rohes XML zu lesen, sehen Sie die Kernfelder strukturiert: Verkäufer und Käufer, Rechnungsnummer, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Leitweg-ID, Positionen mit Mengen und Preisen, Summen sowie Zahlungsbedingungen und IBAN.

Die Erkennung passiert beim Lesen; es wird nichts zusätzlich gespeichert, und fehlerhafte oder fremde XML-Dateien stören die Vorgangsansicht nicht. XML-Anhänge werden dafür jetzt generell im Posteingang angenommen.

Aktenplan-Import & Verwaltungs-Vorlagen

Zwei Starthelfen füllen die Taxonomie eines Verwaltungs-Desks:

Der Aktenplan-Import übernimmt Ihren kommunalen Aktenplan als Kategorien des Desks. Sie fügen die CSV-Daten ein oder wählen eine Datei; jede Zeile folgt dem Muster Nummer, Semikolon, Bezeichnung. Der Import ist idempotent: Vorhandene Aktenplan-Nummern werden aktualisiert statt dupliziert, Sie können ihn also jederzeit wiederholen.

Die Verwaltungs-Vorlagen installieren ein Startpaket aus Antragsarten und Prozeduren für die häufigsten Verwaltungsanliegen: DSGVO-Auskunft, IFG-Anfrage, Widerspruch, Beschwerde und Mängelmeldung. Auch dieser Knopf ist gefahrlos wiederholbar; Vorhandenes bleibt unverändert.

Für bayerische Kommunen gibt es dazu die Option Bayerischen Einheitsaktenplan mitinstallieren: ein zweistufiges Grundgerüst (Hauptgruppen 0 bis 9 mit den gängigen Untergruppen der kommunalen Arbeit), das die Triage sofort in die vertraute Registratur-Sprache bringt. Den vollständigen Aktenplan Ihrer Kommune ergänzen oder ersetzen Sie anschließend über den normalen CSV-Import.

1. 1Öffnen Sie die Karte Aktenplan-Import und fügen Sie die CSV-Zeilen ein oder wählen Sie die Datei über CSV-Datei wählen.
2. 2Klicken Sie auf Importieren. Die Meldung zeigt, wie viele Kategorien neu angelegt und wie viele aktualisiert wurden.
3. 3Installieren Sie danach bei Bedarf die Verwaltungs-Vorlagen mit einem Klick auf Vorlagen installieren.

Personalrat-Modus

Personenbezogene Leistungsauswertung ist in mitbestimmten Häusern zustimmungspflichtig. Der Personalrat-Modus stellt hermine.ai desk darauf ein: Ist er aktiv, sind personenbezogene Leistungsansichten wie die KI-Qualitätslisten einzelner Personen auf Desk-Admins beschränkt, und Auswertungen erscheinen nur aggregiert ab der eingestellten Mindestgruppengröße. Kleinere Gruppen, aus denen sich Einzelpersonen herauslesen ließen, zeigt hermine.ai desk nicht an.

Der Modus gilt für den ganzen Workspace, nicht je Desk. Sie finden ihn unter Einstellungen, Bereich Team und Rollen; ändern dürfen ihn nur Tenant-Admins, und jede Änderung wird sicherheitsprotokolliert.

1. 1Öffnen Sie Einstellungen, Bereich Team und Rollen, und scrollen Sie zur Karte Personalrat-Modus.
2. 2Aktivieren Sie Personalrat-Modus aktivieren.
3. 3Setzen Sie die Mindestgruppengröße (2 bis 50), die Sie mit der Personalvertretung vereinbart haben, und speichern Sie.