Unternehmen & 360°-Akte, Handbuch hermine.ai desk

Alle Unternehmen im Blick: Liste mit Filtern nach Phase und Beziehungsart, dazu die 360°-Akte mit Stammdaten, Kontakten samt Rollen, Konzernstruktur, KI-Vorschlägen und Kundenakte.

Überblick

Unter Unternehmen finden Sie alle Kund:innen und Interessent:innen Ihrer Organisation an einem Ort. Unternehmen gelten organisationsweit: Egal auf welchem Desk Sie arbeiten, Sie sehen dieselben Firmen mit Phase (etwa Lead, Interessent:in, Kund:in), Zustand (Gesund, Beobachten, Kritisch), verantwortlicher Person und der Zahl offener Konversationen.

Die Liste filtern Sie auf drei Wegen: über die Schnellfilter nach Phase (Alle, Kund:innen, Interessent:innen, Leads), über die Suche und über die Beziehungsart (Kund:in, Lieferant:in, Partner:in, Sonstige). Ein Klick auf eine Zeile öffnet die 360°-Akte des Unternehmens.

Die Suche durchsucht das gesamte Adressbuch, nicht nur die sichtbaren Zeilen, und verkraftet dabei sogar Tippfehler im Namen. Die Liste lädt seitenweise; unten zeigt eine Fußzeile, wie viele Unternehmen geladen sind, und Mehr laden holt die nächste Seite.

Die Tabelle passen Sie sich über Spalten an (ein- und ausblenden, Reihenfolge ändern) und speichern die Kombination aus Spalten, Sortierung und Filtern über Ansichten als benannte Ansicht: privat nur für Sie oder für alle im Desk sichtbar. Jede:r kann eine eigene Standard-Ansicht festlegen; Desk-Admins bestimmen zusätzlich die Desk-weite Standard-Ansicht, die alle ohne eigene Wahl automatisch sehen.

1Klicken Sie oben rechts auf Unternehmen anlegen und geben Sie mindestens den Name an, ideal auch die Domain.
2Wählen Sie Beziehungsart, Phase und Zustand, ergänzen Sie bei Bedarf die Stammdaten (Adresse, Rechtsform, USt-ID und mehr).
3hermine.ai prüft beim Tippen auf Dubletten: Unter Möglicherweise vorhanden: erscheinen ähnliche Einträge mit Grund (gleiche Domain, ähnlicher Name). Existiert die Domain bereits, können Sie den Vorhandenen Eintrag öffnen oder bewusst Trotzdem anlegen.
4Klicken Sie auf Anlegen. Sobald eine Domain hinterlegt ist, startet hermine.ai desk automatisch die Website-Analyse und legt Feldvorschläge in die KI-Vorschläge.

Unternehmensliste mit Schnellfiltern nach Phase, Suche, Beziehungsart-Filter und Spalten für Phase, Zustand und offene Konversationen — Die Unternehmensliste: oben die Schnellfilter nach Phase mit Zählern, rechts der Filter nach Beziehungsart, in den Spalten Phase, Zustand und offene Konversationen.

Tipp: Der Button Datenanreicherung räumt einmalig den ganzen Bestand auf: Er leitet fehlende Unternehmens-Domains aus Kontakt-E-Mails ab und verknüpft Kontakte ohne Unternehmen mit passenden Firmen (oder legt sie neu an). Ideal nach einem Import.

Massenaktionen: viele Unternehmen auf einmal

Für Aufräumarbeiten und Kampagnen müssen Sie nicht jede Akte einzeln öffnen: In der Unternehmensliste wählen Sie über die Kästchen am Zeilenanfang mehrere Unternehmen aus, das Kästchen im Tabellenkopf markiert alle sichtbaren Zeilen. Sobald etwas ausgewählt ist, erscheint unten die schwebende Aktionsleiste.

Sieben Aktionen stehen bereit: Tags hinzufügen, Tags entfernen, Verantwortliche:n zuweisen, Phase setzen, Zu Segment hinzufügen, Aus Segment entfernen und Exportieren (CSV, Semikolon-getrennt für Excel). Jede Aktion öffnet einen kurzen Dialog, der zeigt, wie viele Unternehmen betroffen sind, und erst Anwenden führt sie aus.

Unternehmensliste mit ausgewählten Zeilen und der schwebenden Aktionsleiste mit Tags, Verantwortliche:r, Phase, Segment und Export — Mehrfachauswahl in der Unternehmensliste: unten die schwebende Aktionsleiste mit der Anzahl der Auswahl und den sieben Massenaktionen.

Hinweis: Massenaktionen gibt es auch in Segmenten: In der Segment-Detailansicht wendet das Menü Aktionen dieselben Verben auf alle Mitglieder des Segments an, ohne dass Sie sie einzeln auswählen müssen.

Achtung: Pro Aktion sind maximal 500 Unternehmen erlaubt, darüber zeigt die Leiste einen Hinweis und die Aktionen bleiben gesperrt. Phase setzen überschreibt die Phase aller ausgewählten Unternehmen gleichermaßen, prüfen Sie die Auswahl also kurz, bevor Sie auf Anwenden klicken.

Die 360°-Akte lesen

Die Detailansicht eines Unternehmens ist die 360°-Akte: oben der Kopf mit Name, Phase, Zustand und den wichtigsten Aktionen (Website analysieren, Verantwortliche Person, Bearbeiten, Änderungsverlauf, Website, Neue Konversation), darunter die Tabs Übersicht, Akte, Konversationen, Projekte, Deals, Kontakte, Aktivität und Felder.

Rechts begleitet Sie die Leiste Eckdaten durch alle Tabs: Domain, Phase, Zustand, verantwortliche Person, Branche, Größe, offene Deals und Konversationen sowie die wichtigsten Kontakte. Der Tab Übersicht fasst dazu Kennzahlen, die neuesten Konversationen, den Status je Desk und die Konzernstruktur zusammen.

360°-Akte eines Unternehmens mit Kopfaktionen, Tabs, Kennzahlen, Status je Desk, Konzernstruktur und Eckdaten-Leiste rechts — Die 360°-Akte: Kopf mit Aktionen, acht Tabs, Kennzahlen und Status je Desk in der Mitte, rechts die Eckdaten mit Kontakten.

Hinweis: Die Identität eines Unternehmens ist geteilt, Inhalte sind Desk-gebunden: Im Tab Konversationen sehen Sie nur Vorgänge aus Desks, in denen Sie Mitglied sind. Deals stammen aus Sales-Desks, Projekte aus Success-Desks.

Kontakte am Unternehmen und ihre Rollen

Der Tab Kontakte zeigt alle Personen, die mit diesem Unternehmen verknüpft sind, und zwar auch die, deren Hauptfirma eine andere ist: die Steuerberaterin, die für dieses Mandat schreibt, oder die Kollegin aus der Konzernmutter. Die Spalten sind Name, Rolle, E-Mail und Sprache.

Die Rolle gilt genau für dieses Unternehmen, etwa Inhaber:in, Main User, Sub User, Mitglied, Buchhaltung oder Technik. Dieselbe Person kann bei einer anderen Firma eine andere Rolle haben. Der Stern hinter dem Namen bedeutet Hauptfirma dieser Person, heißt also: Für diese Person ist dieses Unternehmen die primäre Firma. In der Spalte E-Mail steht die Kontext-Adresse, sofern für diese Firma eine hinterlegt ist, sonst die Haupt-E-Mail der Person.

Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Kontaktprofil, ein Klick auf die Adresse startet direkt eine Nachricht.

Gepflegt werden die Verknüpfungen von der Personenseite aus: im Kontaktprofil in der Karte Firmen und Rollen. Dort verknüpfen Sie Firmen, vergeben Rollen und Kontext-Adressen und legen die Hauptfirma fest. Wie das im Einzelnen geht, steht in der Sektion Kontakte & Persönliches.

Hinweis: In der Leiste Eckdaten rechts steht ebenfalls eine kurze Liste Kontakte. Sie zeigt die Personen, deren Hauptfirma dieses Unternehmen ist. Alle Kontakte ansehen springt in den Tab Kontakte mit dem vollständigen Bild inklusive Rollen.

Warum steht hier jemand, dessen Unternehmen eine andere Firma ist?

Weil eine Person zu mehreren Firmen gehören kann. Der Tab zeigt jede Person, die mit diesem Unternehmen verknüpft ist, mit ihrer Rolle hier. Der fehlende Stern heißt nur, dass ihre Hauptfirma eine andere ist.

Warum finde ich diese Person nicht über den Unternehmensfilter in der Kontaktliste?

Der Filter in der Kontaktliste geht nach der Hauptfirma. Personen, die hier nur mitverknüpft sind, finden Sie deshalb über diesen Tab oder direkt über die Suche nach Name oder E-Mail.

Stammdaten, Konzernstruktur und Status je Desk

Unter Bearbeiten pflegen Sie neben Name und Domain die Stammdaten: Adresse, Telefon, Firmierung, Rechtsform, Registernummer, USt-ID, Gründungsjahr und Mitarbeiterbereich. Das Feld Kunde seit setzt hermine.ai desk automatisch.

Die Konzernstruktur bildet Mutter- und Tochtergesellschaften ab: Über Ändern legen Sie die Muttergesellschaft fest, die Tochtergesellschaften ergeben sich automatisch aus den Gegenstücken. Mit Status je Desk kann jeder Desk eine eigene Sicht führen: Der Support stuft ein Unternehmen vielleicht als Kritisch ein, während es für den Vertrieb ein gesunder Lead ist. Ohne Abweichung gilt überall der globale Stand.

Im Tab Felder finden Sie die Basisdaten und die Benutzerdefinierten Felder, die Desk-Admins unter Einstellungen, Felder definieren. Jede Feldänderung, ob von Mensch, KI oder System, landet im Änderungsverlauf (neueste zuerst, mit altem und neuem Wert).

Achtung: Die Gefahrenzone am Ende der Akte löscht ein Unternehmen samt der Kontakte, deren Hauptfirma es ist, unwiderruflich (DSGVO). Personen, die hier nur mitverknüpft sind und ihre Hauptfirma woanders haben, bleiben als Kontakte bestehen. Das können nur Tenant-Admins, und nur solange keine offenen Konversationen bestehen. Zur Bestätigung tippen Sie den Namen des Unternehmens.

Warum sehe ich bei Tarif und Sitzen keinen Wert?

Diese Eckdaten kommen über Konnektoren aus angebundenen Systemen. Solange kein Konnektor Daten liefert, steht dort der Hinweis, dass die Werte über Konnektor verfügbar sind.

Wer darf die verantwortliche Person ändern?

Jedes Teammitglied mit Zugriff auf die Akte: Klicken Sie im Kopf auf Verantwortliche Person und wählen Sie die betreuende Person aus, oder heben Sie die Zuweisung mit Niemandem zuweisen auf. Soll die Verantwortung nur für einen Desk abweichen, nutzen Sie stattdessen Status je Desk.

Account-Health: die automatische Ampel

Der Zustand eines Unternehmens (Gesund, Beobachten, Kritisch) muss nicht von Hand gepflegt werden: Mit Account-Health berechnet hermine.ai desk die Ampel nächtlich aus den Signalen des aktiven Desks, etwa Inaktivität, SLA-Verletzungen, schlechten CSAT-Werten, stagnierenden Deals und negativer Stimmung in Konversationen. Wechselt die Ampel auf Rot, benachrichtigt hermine.ai desk die verantwortliche Person.

Die Ampel bleibt dabei erklärbar: Ein Klick auf den Zustandspunkt öffnet das Warum?-Popover mit den gewichteten Gründen (je Grund ein Punktabzug), dem Berechnungszeitpunkt und dem Modus. In der Karte Status je Desk stellen Sie je Unternehmen den Health-Modus um: Automatisch überlässt hermine.ai desk die Ampel, Manuell friert Ihre eigene Einschätzung ein. Neu berechnen stößt die Berechnung sofort an, ohne auf die Nacht zu warten.

Status je Desk mit geöffnetem Warum?-Popover: gewichtete Gründe mit Punktabzug, Berechnungszeitpunkt und Modus, daneben Health-Modus und Neu berechnen — Die erklärbare Ampel: das Warum?-Popover mit gewichteten Gründen und Zeitstempel, daneben der Health-Modus (Automatisch oder Manuell) und Neu berechnen.

KI-Tipp: Ob die nächtliche Berechnung überhaupt läuft, steuert je Desk der Schalter Account-Health automatisch berechnen unter Einstellungen, SLA und Eskalation. Das Warum?-Popover funktioniert überall, wo die Ampel auftaucht, auch direkt in der Unternehmensliste.

Tipp: Der Modus Manuell ist für Sonderfälle gedacht, etwa wenn Sie ein Unternehmen bewusst auf Kritisch halten wollen, obwohl die Signale gut aussehen. Im manuellen Modus rechnet hermine.ai desk für dieses Unternehmen nicht mehr mit, bis Sie zurück auf Automatisch stellen.

Warum zeigt das Popover Noch nicht berechnet?

Dann ist die nächtliche Berechnung für dieses Unternehmen noch nicht gelaufen, etwa direkt nach dem Anlegen. Mit Neu berechnen in der Karte Status je Desk holen Sie das sofort nach.

Gilt die Ampel für alle Desks gleich?

Nein, Account-Health rechnet je Desk mit dessen Signalen: Der Support sieht vielleicht Beobachten wegen SLA-Verletzungen, während der Vertrieb auf Gesund steht. Ohne Desk-Abweichung gilt der globale Zustand.

KI-Vorschläge, Website-Analyse und Web-Recherche

hermine.ai desk hält die Akte automatisch aktuell, entscheidet aber nie allein. Drei Quellen speisen die KI-Vorschläge in der rechten Leiste: die Extraktion aus gelösten Konversationen, die Aktion Website analysieren (liest die Unternehmens-Website und schlägt Branche, Größe und mehr vor) und Im Web recherchieren (sammelt Vorschläge mit Quellenangaben).

Jeder Vorschlag zeigt das Feld, den aktuellen und den vorgeschlagenen Wert, einen Konfidenzwert in Prozent, eine kurze Begründung und, wo vorhanden, den Link Beleg ansehen zur Quell-Konversation. Mit Übernehmen schreiben Sie den Wert in die Akte, mit Verwerfen lehnen Sie ihn ab.

KI-Tipp: Auch im CRM gilt das approval-first-Prinzip von hermine.ai desk: Kein KI-Vorschlag verändert die Akte von selbst. Erst Ihr Klick auf Übernehmen schreibt den Wert, und der Änderungsverlauf hält fest, dass die KI die Quelle war.

Tipp: Niedrige Konfidenzwerte sind kein Grund zum Ignorieren, sondern zum Prüfen: Öffnen Sie über Beleg ansehen die Konversation und entscheiden Sie mit Kontext.

Die Kundenakte (Tab Akte)

Der Tab Akte enthält die Kundenakte: ein lebendes Dokument je Desk, das den Wissensstand Ihres Teams zu diesem Unternehmen festhält, von Gepflogenheiten über laufende Themen bis zu Absprachen. Die KI aktualisiert die Akte nach gelösten Konversationen, Sie können sie über Bearbeiten jederzeit selbst anpassen (Markdown).

Jede Änderung erzeugt eine neue Version. Unter Versionen sehen Sie, wer zuletzt geschrieben hat: die KI oder ein Teammitglied.

KI-Tipp: Die Kundenakte fließt als Kontext in Recherche und KI-Entwürfe ein. Je gepflegter die Akte, desto treffsicherer antwortet hermine.ai desk auf Anfragen dieses Unternehmens.

Warum sehe ich auf einem anderen Desk eine andere Kundenakte?

Die Kundenakte ist bewusst Desk-gebunden: Der Support hält andere Dinge fest als der Vertrieb. Wählen Sie oben links den Desk, dessen Akte Sie sehen möchten.

Überschreibt die KI meine manuellen Ergänzungen?

Die KI schreibt neue Versionen fort, statt Inhalte zu verwerfen, und jede Version bleibt unter Versionen nachvollziehbar. Wenn etwas verloren wirkt, finden Sie dort den früheren Stand.

Dokumente: Versionen, Vertraulichkeit und Pflichtdokumente

Die Karte Dokumente im Tab Übersicht sammelt Verträge, NDAs, Angebote, AVVs und Zertifikate direkt an der Akte, jeweils mit Art, Gültig bis und optionaler Ablauf-Erinnerung. Jedes Dokument trägt eine Vertraulichkeit: Intern, Vertraulich oder Streng vertraulich. Die Stufe stellen Sie direkt am Dokument um, Streng vertraulich können nur Admins setzen und sehen.

Statt eine neue Fassung als weiteres Dokument hochzuladen, nutzen Sie die Versionshistorie: Über Versionen am Dokument öffnet sich der Verlauf aller Fassungen, neueste zuerst. Dort laden Sie eine neue Version hoch (mit Notiz und optional neuem Gültig-bis) und laden ältere Fassungen jederzeit wieder herunter, etwa den ursprünglich unterschriebenen Stand.

1Laden Sie Dokumente über Hinzufügen in der Karte Dokumente hoch: Datei wählen, Titel, Art und bei Verträgen das Gültig bis samt Erinnerung setzen.
2Setzen Sie die Vertraulichkeit passend zur Sensibilität: Intern für Alltagsdokumente, Vertraulich für Verträge, Streng vertraulich für alles, was nur Admins sehen dürfen.
3Kommt eine neue Fassung, öffnen Sie Versionen und laden Sie sie als neue Version hoch, mit Notiz wie Verlängerung unterschrieben. Die Historie bleibt vollständig.
4Definieren Sie als Desk-Admin unter Einstellungen, Pflichtdokumente die Sets: je Set die Geltung (alle Unternehmen oder eine Phase) und die geforderten Dokumentarten. Die Akte prüft den Bestand dann automatisch.

Karte Dokumente mit einem Dokument samt Vertraulichkeitsstufe und Versionen-Link, darunter die Karte Pflichtdokumente mit Ampelstatus — Dokument-Governance an der Akte: oben die Dokumente mit Vertraulichkeit und Versionen, darunter die Pflichtdokumente-Karte mit dem Ampelstatus des Desks.

Drawer Versionshistorie mit Versionsliste, Download je Version und dem Formular Neue Version hochladen mit Datei, Notiz und Gültig-bis — Die Versionshistorie eines Dokuments: alle Fassungen mit Uploader und Datum, je Version ein Download, unten das Formular für die nächste Version.

Einstellungsseite Pflichtdokumente mit der Liste der Pflichtdokument-Sets und dem Button Neues Set — Die Desk-Einstellung Pflichtdokumente: Sets legen fest, welche Dokumentarten Unternehmen vorweisen müssen, je Set für alle Unternehmen oder eine Phase.

Hinweis: Die Karte Pflichtdokumente an der Akte gleicht den Dokumentbestand mit den Sets des aktiven Desks ab: Vollständig, Läuft bald ab oder Unvollständig als Gesamtstatus, darunter jede Anforderung einzeln mit Vorhanden, Läuft bald ab oder Fehlt. So sehen Sie vor der Vertragsverlängerung sofort, ob etwas fehlt.

Achtung: Die Vertraulichkeit steuert die Sichtbarkeit: Intern sehen alle Mitglieder, Vertraulich nur Agents und höher, Streng vertraulich ausschließlich Admins. Ein streng vertrauliches Dokument verschwindet für alle anderen komplett aus der Akte, und nur Admins können die Stufe setzen oder wieder herabstufen.

Was ist der Unterschied zwischen einer neuen Version und einem neuen Dokument?

Eine neue Version gehört zum selben Dokument: gleiche Art, gleiche Anforderungen, vollständige Historie im Versionen-Drawer. Ein neues Dokument legen Sie nur an, wenn es inhaltlich etwas anderes ist, etwa ein zweiter Vertrag.

Gelten Dokumente pro Desk oder für alle?

Dokumente hängen am Unternehmen und gelten übergreifend. Nur die Pflichtdokument-Sets sind Desk-Sache: Jeder Desk definiert selbst, welche Arten er von einem Unternehmen sehen will, und die Ampel an der Akte prüft gegen die Sets des aktiven Desks.

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