Akten & Dokumente, Formulare
Die Seite Akten & Dokumente mit allen Dokumenten, Filtern und Export-Bundle je Vorgang und der Formular-Baukasten: strukturierte Antragsformulare im Portal, jede Einsendung wird ein Vorgang.
Akten & Dokumente
Die Seite Akten & Dokumente in der Seitenleiste zeigt jeden Vorgang Ihres Desks als Akte: das Aktenzeichen steht prominent voran, darunter Betreff, Status, Kategorie und die beteiligte Person oder Organisation. Jede Akte zeigt zusätzlich das Anlagedatum, die letzte Aktivität, die Zahl und Gesamtgröße ihrer Dokumente und, wenn gesetzt, das Datum der Aussonderungsprüfung. Unter jeder Akte listet hermine.ai desk sämtliche Dokumente des Vorgangs auf, also alle Datei-Anhänge aus dem Nachrichtenverlauf, mit Dateiname, Größe und Datum.
Mit der Suche finden Sie eine Akte über ihr Aktenzeichen oder den Betreff. Dazu kommen zwei Filter: der Status (dieselben Status wie in der Inbox) und die Kategorie des Desks; die Kategorie wählen Sie in einer durchsuchbaren Auswahl, praktisch bei großen Aktenplänen. Der Schalter Nur Akten mit Dokumenten blendet alles aus, was keine Anhänge trägt. Ein Klick auf den Betreff öffnet den Vorgang in der Inbox, ein Klick auf einen Dateinamen lädt das Dokument in einem neuen Tab herunter.
Desk-Admins sehen je Akte zusätzlich den Knopf Export-Bundle (ZIP): ein vollständiges Archivpaket des Vorgangs mit dem Vorgangs-PDF (vorgang.pdf), den Metadaten (metadata.json), der xdomea-Datei (xdomea.xml) für die Übergabe an Archive und DMS sowie allen Anhängen.
- 1Öffnen Sie Akten & Dokumente in der Seitenleiste.
- 2Suchen Sie nach einem Aktenzeichen oder Betreff, filtern Sie nach Status oder Kategorie, oder aktivieren Sie Nur Akten mit Dokumenten.
- 3Öffnen Sie den Vorgang über den Betreff oder laden Sie ein Dokument über seinen Dateinamen herunter.
- 4Als Desk-Admin laden Sie über Export-Bundle (ZIP) das komplette Archivpaket einer Akte herunter.
Hinweis: Die Download-Links sind kurzlebige, signierte URLs. Ein kopierter Link funktioniert deshalb nur kurz; laden Sie die Seite neu, wenn ein Download abläuft.
Hinweis: Die Seite steht allen Desk-Mitgliedern offen, wie die Inbox selbst; nur das Export-Bundle ist Desk-Admins vorbehalten. Auf Desks ohne Aktenzeichen-Schema fehlt die Aktenzeichen-Zeile, die Dokumentenliste funktioniert trotzdem.
Formular-Baukasten
Mit dem Formular-Baukasten bauen Sie strukturierte Antragsformulare für das Kundenportal, zum Beispiel eine Mängelmeldung, einen IFG-Antrag oder eine Terminanfrage. Sie finden ihn unter Einstellungen, Bereich Formulare (nur Desk-Admins).
Jedes Formular hat einen Namen, eine optionale Beschreibung und eine frei zusammengestellte Feldliste. Acht Feldtypen stehen bereit: Text, Mehrzeiliger Text, Zahl, Datum, Auswahl (mit selbst definierten Optionen), Ja/Nein, E-Mail und Datei-Upload (Bilder, PDF, Word, Excel; je Datei bis 10 MB, bis zu fünf Dateien). Hochgeladene Dateien hängen an der ersten Nachricht des entstehenden Vorgangs. Je Feld legen Sie die Beschriftung, einen optionalen Hilfetext und die Pflichtfeld-Markierung fest; die Reihenfolge ändern Sie über die Pfeile. Die technischen Feldschlüssel und die Portal-Adresse (der Slug) werden automatisch aus den Beschriftungen abgeleitet, darum müssen Sie sich nicht kümmern.
Nur aktive Formulare erscheinen im Portal. Über den Aktiv-Schalter nehmen Sie ein Formular jederzeit aus dem Portal, ohne es zu löschen.
- 1Öffnen Sie Einstellungen, Bereich Formulare, und klicken Sie Neues Formular. Über Portal ansehen öffnen Sie jederzeit das Portal aus Sicht der Bürger:innen: Sie sind dann als Ihr persönlicher Vorschau-Kontakt (Portal-Vorschau) angemeldet, und Test-Einsendungen kommen klar erkennbar unter diesem Namen als Vorgang an.
- 2Vergeben Sie einen Namen und optional eine Beschreibung.
- 3Fügen Sie Felder hinzu: Beschriftung, Feldtyp, bei Auswahl die Optionen, dazu Pflichtfeld und Hilfetext nach Bedarf.
- 4Ordnen Sie die Felder mit den Pfeilen und speichern Sie mit Anlegen.
- 5Prüfen Sie im Portal unter Neuer Fall, wie das Formular für Bürger:innen aussieht.
Achtung: Beim Löschen verschwindet das Formular sofort aus dem Portal. Bereits eingesendete Vorgänge bleiben vollständig erhalten.
KI-Tipp: Formulare können Sie auch direkt im KI-Chat anlegen und ändern: bitten Sie den Copilot zum Beispiel um ein Formular für eine Mängelmeldung mit Adresse, Kategorie und Foto-Beschreibung, und er baut es über dieselben geprüften Wege wie die Einstellungsseite. Das funktioniert nur für Desk-Admins.
Was bei einer Einsendung passiert
Im Portal erscheinen die aktiven Formulare auf der Seite Neuer Fall als Auswahl neben der Freitext-Eingabe (Knopf Formular verwenden). Bürger:innen füllen die Felder aus; Pflichtfelder prüft schon der Browser, den Rest prüft der Server und meldet verständliche deutsche Fehlermeldungen zurück.
Jede Einsendung wird ein ganz normaler Vorgang auf dem Portal-Desk: Er erhält sein Aktenzeichen nach dem Schema des Desks, durchläuft Triage, Regeln und SLA wie jede andere Anfrage, und ist die automatische Eingangsbestätigung für den Portal-Kanal aktiviert, geht sie sofort raus. Die erste Nachricht des Vorgangs zeigt die Antworten gut lesbar als Zeilen im Muster Beschriftung, Doppelpunkt, Wert; zusätzlich bleiben die strukturierten Werte maschinenlesbar an der Nachricht gespeichert, damit spätere Anbindungen (etwa ein DMS oder FIT-Connect) sie direkt übernehmen können.
Hinweis: Formulare setzen ein Portal-Konto voraus: Bürger:innen melden sich wie üblich mit ihrem Anmeldelink an, bevor sie ein Formular einsenden.
Hinweis: Automatisch reagieren: Jedes Formular kann eine Standard-Kategorie tragen, dann landet jede Einsendung sofort in dieser Kategorie. Für alles Weitere gibt es die Regeln: der Auslöser Formular eingesendet, die Bedingung Formular und die Aktion Kategorie setzen lassen sich mit Priorität, Zuweisung, Notizen, Benachrichtigungen und Skills kombinieren, zum Beispiel: wenn die Mängelmeldung eingeht, Kategorie Bauhof setzen, Priorität hoch, Frau Weber zuweisen.
Hinweis: Kontakt-Zuordnung: Felder wie Telefonnummer oder Name können Sie einem Kontaktfeld zuordnen. Leere Kontaktfelder werden bei der Einsendung automatisch befüllt; weicht ein Wert vom vorhandenen ab, entsteht ein CRM-Vorschlag zur Bestätigung, nichts wird ungefragt überschrieben. Die E-Mail-Identität ändert sich nie automatisch: Antworten gehen immer an das angemeldete Portal-Konto, nicht an eine im Formular getippte Adresse.
KI-Tipp: Die KI-Triage liest die Formularantworten wie jede andere erste Nachricht und schlägt Priorität und Stimmung vor. Eine bereits gesetzte Kategorie (durch Formular, Regel oder Mensch) überschreibt die KI nie.
Verwaltungs-Paket
Behördenfunktionen je Desk: Aktenzeichen, Eingangsbestätigung, Vier-Augen-Freigabe, KI-Transparenz, Aufbewahrung mit Aussonderung, XDOMEA-Abgabe, XRechnung-Anzeige, Aktenplan-Import und Personalrat-Modus.
Workspace: Desks, Team & Vertretungen
Desks als getrennte Arbeitsbereiche, Team-Einladungen mit Workspace- und Desk-Rollen und Vertretungen für Urlaub und Abwesenheit.