Termine

Überblick

Die Seite Termine zeigt alle Termine des aktiven Desks in der Wochenansicht, gruppiert nach Tag und sortiert nach Uhrzeit. Mit den Pfeilen blättern Sie wochenweise vor und zurück, Heute springt zur aktuellen Woche, und die Beschriftung daneben nennt den angezeigten Zeitraum. Der Haken Nur meine Termine blendet alles aus, was Kolleg:innen gehört.

Jede Terminzeile zeigt Zeitraum, Titel, den verknüpften Datensatz, den Ort, einen Videocall-Link sowie die Person, der der Termin gehört. Termine mit Status Erledigt oder Abgesagt bleiben sichtbar: Abgesagte erscheinen durchgestrichen und abgeblendet, damit die Woche vollständig nachvollziehbar bleibt.

Termine aus hermine.ai desk sind dabei die führende Quelle: Wer seinen Microsoft 365 Kalender verbunden hat, bekommt jeden eigenen Termin aus hermine.ai desk automatisch in Outlook gespiegelt (siehe Abschnitt Kalender verbinden).

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1. 1Termine in der Hauptnavigation
2. 2Wochennavigation: blättern und mit Heute zurückspringen
3. 3Die angezeigte Woche
4. 4Nur meine Termine blendet fremde Termine aus
5. 5Neuer Termin öffnet das Anlege-Formular

Einen Termin anlegen

Über Neuer Termin öffnen Sie das Formular. Pflicht sind nur Titel, Beginn und Ende, alles Weitere ist optional: ein Ort, ein Video-Link (er erscheint in der Liste als klickbarer Videocall) und eine Notiz für Agenda oder Vorbereitung.

1. 1Klicken Sie oben rechts auf Neuer Termin.
2. 2Geben Sie einen Titel ein, zum Beispiel Quartalsgespräch.
3. 3Setzen Sie Beginn und Ende. Der Beginn muss vor dem Ende liegen.
4. 4Ergänzen Sie bei Bedarf Ort, Video-Link und Notiz.
5. 5Wählen Sie unter Verknüpfen mit, wozu der Termin gehört: Unternehmen, Kontakt, Deal oder Konversation, und suchen Sie den passenden Datensatz. Ohne Verknüpfung ist ebenfalls möglich.
6. 6Klicken Sie auf Anlegen. Der Termin erscheint in der Wochenliste am richtigen Tag und, bei verbundenem Kalender, kurz darauf in Outlook.

Termine erledigen, absagen und ändern

Jede Terminzeile trägt am rechten Rand ihre Aktionen: das Häkchen Als erledigt markieren, das Kreuz zum Absagen, den Stift zum Bearbeiten und den Papierkorb zum Löschen. Erledigte und abgesagte Termine bleiben mit Status-Kennzeichen in der Liste stehen, gelöschte verschwinden endgültig, das Löschen fragt deshalb vorher nach und will mit Endgültig löschen bestätigt werden.

1. 1Markieren Sie einen wahrgenommenen Termin über das Häkchen als Erledigt.
2. 2Sagen Sie einen geplatzten Termin über das Kreuz ab: Er bleibt als Abgesagt dokumentiert.
3. 3Ändern Sie Zeit, Ort oder Verknüpfung über das Stift-Symbol und sichern Sie mit Speichern.
4. 4Löschen Sie Fehleingaben über den Papierkorb und bestätigen Sie mit Endgültig löschen.

Outlook verbinden: Termine aus hermine.ai desk im Kalender

Unter Persönlich, Kalender (in der linken Navigation unter Verwaltung) verbinden Sie Ihren persönlichen Microsoft 365 Kalender mit hermine.ai desk. Die Verbindung gehört Ihnen allein, sie ist unabhängig vom E-Mail-Postfach des Desks.

Nach der Verbindung überträgt hermine.ai desk jeden Ihrer Termine automatisch in Ihren Outlook-Kalender: neue Termine erscheinen dort, Änderungen an Zeit, Titel oder Ort werden nachgezogen, Absagen und Löschungen entfernen den Eintrag wieder. Der Kalendereintrag enthält einen kurzen Link zurück in hermine.ai desk.

1. 1Öffnen Sie Persönlich, Kalender in der linken Navigation.
2. 2Klicken Sie auf Microsoft 365 Kalender verbinden und melden Sie sich bei Microsoft mit Ihrem Arbeitskonto an.
3. 3Bestätigen Sie die angefragten Kalender-Berechtigungen. Danach landen Sie automatisch wieder in hermine.ai desk.
4. 4Die Karte zeigt jetzt das verbundene Konto und seit wann die Verbindung besteht. Über Verbindung trennen beenden Sie die Übertragung jederzeit.

Einladung wird Termin

Kalender-Einladungen, die per E-Mail im Desk ankommen (etwa aus Outlook verschickte Besprechungsanfragen), kann hermine.ai desk direkt in einen Termin verwandeln. Dabei liest hermine.ai desk die angehängte Kalenderdatei aus: Titel, Beginn und Ende, Ort sowie die Beteiligten. Ist die Absenderin oder ein:e Teilnehmer:in als Kontakt im CRM bekannt, wird der Termin automatisch mit diesem Kontakt verknüpft.

Dieselbe Einladung wird dabei nur einmal importiert: Ein zweiter Import (auch von einer weitergeleiteten Kopie) führt auf den bestehenden Termin.

Termine aus Outlook auf der Timeline (Opt-in)

Standardmäßig liest hermine.ai desk nichts aus Ihrem Kalender. Auf der Kalender-Seite unter Persönlich, Kalender können Sie das gezielt einschalten: Kalender-Ereignisse mit CRM-Kontakten auf der Timeline anzeigen.

Ist die Option aktiv, prüft hermine.ai desk alle 15 Minuten die kommenden zwei Wochen Ihres Kalenders und zeigt ausschließlich Termine, deren Teilnehmende als Kontakte im CRM existieren, als Eintrag Termin aus Outlook auf der Timeline des jeweiligen Unternehmens oder Kontakts an, deutlich beschriftet mit Ihrem Namen. Es entstehen dabei keine Termine aus hermine.ai desk: Ihr Kalender bleibt privat, sichtbar wird nur der Kontaktbezug.

Private Termine (in Outlook als privat markiert) werden nie übernommen, und der Termininhalt (die Beschreibung) wird grundsätzlich nicht gespeichert. Mit der Zusatzoption Nur Zeit und Kontaktbezug übernehmen verschwindet auch der Betreff: Auf der Timeline steht dann nur, dass es einen Termin gibt und wann.

Ihre Buchungsseite: Termine buchen lassen

Mit der Buchungsseite buchen Kund:innen ihre Termine selbst. Sie gestalten sie unter Persönlich, Buchungsseite in vier Abschnitten: Ereignis (Titel, eine kurze Beschreibung, die angebotenen Dauern und der Desk, auf dem gebuchte Termine landen), Verfügbarkeit (pro Wochentag ein Schalter plus Von und Bis, so können Sie etwa den Freitagnachmittag oder das ganze Wochenende freihalten), Fenster und Puffer (wie weit im Voraus gebucht werden kann und wie viel Luft zwischen Terminen bleibt) und Link (Buchungsseite aktivieren und den öffentlichen Link kopieren). Eine kleine Vorschau daneben zeigt Ihnen dabei live, wie die Seite ungefähr aussieht.

So läuft eine Buchung aus Sicht der Besucher:innen: Der geteilte Link öffnet eine öffentliche Seite im Stil bekannter Terminbuchungs-Tools: links Ihr Profil mit Titel, Beschreibung und Dauer, in der Mitte ein Monatskalender, in dem nur Tage mit freien Zeiten wählbar sind, rechts die freien Uhrzeiten des gewählten Tags. Frei ist eine Zeit nur, wenn weder ein Termin aus hermine.ai desk noch (bei verbundenem Kalender) ein Outlook-Termin im Weg steht. Die Person wählt eine Uhrzeit, bestätigt sie, gibt Name und E-Mail-Adresse an (optional eine Anmerkung) und bucht. hermine.ai desk legt den Termin an, verknüpft ihn mit dem passenden Kontakt (oder legt ihn neu an), schickt eine Bestätigungs-E-Mail mit Kalenderdatei zum Übernehmen, und bei verbundenem Kalender erscheint der Termin sofort in Ihrem Outlook.

1. 1Öffnen Sie Persönlich, Buchungsseite in der linken Navigation.
2. 2Wählen Sie im Abschnitt Ereignis den Desk, auf dem gebuchte Termine angelegt werden, und passen Sie Titel, Beschreibung und Dauern an.
3. 3Stellen Sie unter Verfügbarkeit pro Wochentag ein, wann Termine gebucht werden können, und unter Fenster und Puffer den buchbaren Zeitraum.
4. 4Klicken Sie auf Speichern, aktivieren Sie die Seite im Abschnitt Link und kopieren Sie den Link über Link kopieren.
5. 5Teilen Sie den Link, zum Beispiel in Ihrer E-Mail-Signatur. Besucher:innen buchen ab sofort selbst.

Termine im Rest von hermine.ai desk

Termine leben nicht nur auf dieser Seite. Die Übersicht zeigt Ihnen in Meine Termine Ihre Termine der nächsten 7 Tage über alle Desks, inklusive Schnellaktion zum Erledigen. Im Kontextpanel einer Konversation und an Datensätzen wie Unternehmen finden Sie eine Termine-Karte, über die Sie Termine direkt am jeweiligen Vorgang anlegen.

Außerdem lässt sich eine fällige Wiedervorlage über In Termin umwandeln direkt in einen Termin überführen: Die Wiedervorlage wird abgeschlossen und der Termin auf demselben Datensatz angelegt, Sie geben nur noch Beginn und Ende an.

Zusammenfassung und Transkript am Termin

Zu jedem Termin können Sie eine Zusammenfassung und ein vollständiges Transkript hinterlegen. Das Transkript fügen Sie typischerweise aus der Capture-App von hermine.ai ein, die Zusammenfassung ist die kurze Essenz mit den wichtigsten Punkten und nächsten Schritten.

Am Kontakt und am Unternehmen kommen Sie schnell an beides: Die Termin-Karte zeigt die Zusammenfassung direkt, das volle Transkript klappen Sie bei Bedarf auf.