Vertrieb, Handbuch hermine.ai desk

Das Deal-Board auf Sales-Desks: Pipeline mit Stages und Drag-and-drop, Lead-Scoring mit MQL und SQL, gewichteter Forecast, Produktkatalog, Referenzen und Lead-Import.

Überblick

Der Bereich Vertrieb erscheint nur, wenn oben links ein Sales-Desk aktiv ist, auf Support- und Success-Desks bleibt der Eintrag ausgeblendet. Drei Tabs gliedern die Arbeit: Board für die Pipeline, Forecast für die Monatsplanung und Produkte für Katalog und Referenzen.

Das Board zeigt Ihre Deals als Karten in Spalten, eine je Phase der Pipeline. Über den Spalten fasst die Kopfzeile die Lage zusammen: Deals, Volumen und Gewichtet (das Volumen, gewichtet mit der Abschlusswahrscheinlichkeit je Phase). Daneben filtern Sie nach Lead-Scoring-Stufe (Alle, MQL, SQL), importieren Leads oder legen mit Neuer Deal direkt los. Bei sehr vielen Deals lädt das Board seitenweise: Eine Fußzeile zeigt, wie viele Deals geladen sind, und Mehr laden holt die nächste Seite.

Deal-Board mit Stage-Spalten, Deal-Karten mit Score und Passung, Summenzeile, Score-Filter sowie den Buttons Importieren und Neuer Deal — Das Deal-Board auf einem Sales-Desk: Spalten je Phase mit Summen, Karten mit Score, Wert und Passung, oben Filter, Kennzahlen, Importieren und Neuer Deal.

Hinweis: Kommt ein Deal aus einer Support-Konversation (Kaufinteresse erkannt und überführt), trägt die Karte den Hinweis, aus welchem Desk sie stammt. So erkennt der Vertrieb Übergaben aus dem Support sofort.

Mit dem Board arbeiten

Jede Karte zeigt Titel, Wert, das verknüpfte Unternehmen, den Score aus dem Lead-Scoring, die Passung als Balken und die verantwortliche Person. Deals bewegen Sie per Drag-and-drop zwischen den Phasen, die Spaltensummen und der gewichtete Wert ziehen sofort nach. Ohne Maus geht es genauso: Über das Karten-Menü wählen Sie Verschieben nach und die Zielphase.

Neue Deals entstehen auf drei Wegen: manuell über Neuer Deal (Titel, Wert, erwarteter Abschluss, Unternehmen, Kontakt, verantwortliche Person), gebündelt über Importieren oder automatisch aus Konversationen mit erkanntem Kaufinteresse.

1Klicken Sie auf Importieren, um Leads als CSV einzuspielen: erwartet werden die Spalten companyname, contactfirstname, contactlastname, contactemail, phone und source (Komma oder Semikolon als Trennzeichen).
2Aktivieren Sie Deals anlegen, wenn je Lead direkt ein Deal in der ersten Phase entstehen soll.
3Starten Sie den Import und prüfen Sie das Ergebnis: angelegte Unternehmen, Kontakte und Deals sowie übersprungene Zeilen samt Grund.

KI-Tipp: Der Score auf der Karte kommt aus dem regelbasierten Lead-Scoring: ICP-Fit (Branche, Größe), Domain, Antworten, Meeting-Notizen und KI-Fit. Ab den eingestellten Schwellen wird ein Deal als MQL oder SQL eingestuft. Gewichte und Schwellen stellt Ihr Team unter Einstellungen, Lead-Scoring ein, die Einstufung ist transparent und jederzeit nachvollziehbar.

Deal-Detail: Felder, Produkte, Won und Lost

Ein Klick auf eine Karte öffnet das Deal-Detail. Unter Details pflegen Sie Titel, Wert (EUR), Erwarteter Abschluss, die verantwortliche Person, die Quelle und die Passung (%). Die Kennzahlen zeigen Wahrscheinlichkeit, gewichteten Wert und Pipeline, unter Verknüpfungen springen Sie zu Unternehmen, Kontakt und der Ursprungs-Konversation. In der Karte Produkte hängen Sie Positionen aus dem Produktkatalog mit Menge an den Deal, die Karte Angebote macht daraus versandfertige Angebote (siehe unten), und Wiedervorlagen halten Follow-ups fest.

Die Karte Verlauf zeigt die aufgezeichnete Geschichte des Deals: Anlage, jeder Phasenwechsel, Gewonnen oder Verloren, die Won-Übergabe und KI-Bewertungen, jeweils mit Person und Zeitpunkt. So ist auch nach Wochen nachvollziehbar, wer den Deal wann wohin bewegt hat.

Im Bereich Abschluss endet jeder Deal auf einem von zwei Wegen: Als gewonnen markieren oder Als verloren markieren. Ein Fehlklick ist kein Drama: Wieder öffnen holt einen abgeschlossenen Deal in die Phase zurück, aus der er geschlossen wurde, und entfernt Abschlussdatum und Verlustgrund.

1Zum Gewinnen: Klicken Sie auf Als gewonnen markieren und bestätigen Sie mit Gewonnen, Übergabe starten. hermine.ai desk macht aus den Interessent:innen Kundschaft und legt automatisch ein Agentur-Projekt für die Übergabe an.
2Zum Verlieren: Klicken Sie auf Als verloren markieren und halten Sie den Verlustgrund fest, das hilft bei ähnlichen Deals später.
3Prüfen Sie vor dem Abschluss die verknüpften Produkte, sie machen den Deal-Wert nachvollziehbar und füttern spätere Referenzen.
4Falsch abgeschlossen? Klicken Sie im Bereich Abschluss auf Wieder öffnen und bestätigen Sie: Der Deal kehrt in seine letzte offene Phase zurück und der Verlauf hält die Korrektur fest.

Karte Verlauf im Deal-Detail mit Einträgen für Anlage, Phasenwechsel und Abschluss, jeweils mit Person und Zeitpunkt — Der Verlauf eines Deals: jede Bewegung als Eintrag mit Person und Zeitpunkt, vom Anlegen über Phasenwechsel bis zu Abschluss und Übergabe.

Warum zeigt mein Deal noch keinen Lead-Score?

Der Score wird regelbasiert berechnet, sobald genug Signale vorliegen (Branche, Größe, Domain, Antworten, Meeting-Notizen). Bis dahin steht im Detail Noch nicht berechnet. Unterhalb der MQL-Schwelle erscheint der Score als neutrale Zahl ohne Stufe.

Was passiert nach Gewonnen genau?

Das Unternehmen wechselt in die Phase Kund:in und hermine.ai desk legt automatisch ein Projekt auf dem Agentur-Desk an, damit die Übergabe vom Vertrieb an die Umsetzung nicht im Chat verloren geht.

Macht Wieder öffnen die Won-Übergabe rückgängig?

Nein. Das angelegte Agentur-Projekt und die Kundschafts-Einstufung bleiben bestehen, nur der Deal selbst wird wieder offen. Wird er erneut gewonnen, erkennt hermine.ai desk das vorhandene Projekt und legt kein zweites an.

Angebote: vom Deal zum unterschriftsreifen Dokument

Die Karte Angebote im Deal-Detail macht aus einem Deal ein versandfertiges Angebot. Mit Angebot erstellen legt hermine.ai desk einen Entwurf an und übernimmt die am Deal hinterlegten Produkte samt Menge und Preis als Positionen. Jedes Angebot trägt eine fortlaufende Nummer und einen Status: Entwurf, Versendet, Angesehen (sobald die Empfänger:innen den Link geöffnet haben), Angenommen, Abgelehnt oder Abgelaufen (nach dem Gültig-bis-Datum).

Solange ein Angebot Entwurf ist, bearbeiten Sie es über das Stift-Symbol: Positionen aus dem Produktkatalog hinzufügen, Freie Position für individuelle Zeilen, Menge und Einzelpreis (EUR) anpassen, Gültig bis und einen Hinweis setzen. Nach dem Versand ist der Inhalt eingefroren, für Änderungen erstellen Sie ein neues Angebot.

1Pflegen Sie zuerst die Produkte am Deal, dann klicken Sie in der Karte Angebote auf Angebot erstellen: Der Entwurf übernimmt die Positionen automatisch.
2Öffnen Sie den Entwurf über das Stift-Symbol und prüfen Sie Positionen, Mengen und Preise. Ergänzen Sie bei Bedarf Gültig bis und einen Hinweis.
3Klicken Sie auf Versenden und prüfen Sie die Empfänger:in (E-Mail), hermine.ai schlägt die Kontaktperson des Deals vor. Die E-Mail enthält den öffentlichen Link zum Angebot.
4Verfolgen Sie den Status in der Karte: Angesehen zeigt Ihnen, dass der Link geöffnet wurde. Nimmt die Kundschaft an, springt der Status auf Angenommen, bei Ablehnung sehen Sie den optionalen Grund.

Karte Angebote im Deal-Detail mit einem Angebot im Status Entwurf, Gesamtbetrag und den Aktionen Bearbeiten, Versenden, Link kopieren und PDF — Die Angebote-Karte im Deal-Detail: je Angebot Nummer, Status-Pill und Gesamtbetrag, rechts die Aktionen Bearbeiten (nur Entwurf), Versenden, Link kopieren und PDF.

Dialog Angebot bearbeiten mit Positionszeilen aus Bezeichnung, Menge und Einzelpreis, Produktauswahl, Freie Position, Gültig bis und Hinweis — Der Positions-Editor eines Entwurfs: Zeilen mit Bezeichnung, Menge und Einzelpreis, darunter Produktauswahl, Freie Position, Gültig bis und Hinweis.

Öffentliche Angebotsseite mit Positionen, Gesamtbetrag, PDF-Download sowie den Buttons Annehmen und Ablehnen — Was die Empfänger:innen sehen: das Angebot mit Positionen und Gesamtbetrag, dazu PDF-Download und die Entscheidung Annehmen oder Ablehnen, ganz ohne Login.

Hinweis: Der öffentliche Link funktioniert ohne Login: Empfänger:innen sehen das Angebot, laden das PDF und entscheiden mit Annehmen oder Ablehnen. Nach dem Gültig-bis-Datum zeigt die Seite stattdessen den Hinweis, dass das Angebot abgelaufen ist.

Tipp: Mit Link kopieren teilen Sie das Angebot auch außerhalb der E-Mail, etwa im Chat nach einem Termin. Der Status Angesehen greift bei jedem Weg, sobald die Seite geöffnet wurde.

Warum kann ich ein versendetes Angebot nicht mehr bearbeiten?

Was verschickt wurde, bleibt unverändert nachvollziehbar, auch als PDF. Für neue Konditionen erstellen Sie einfach ein weiteres Angebot am selben Deal, die Nummer zählt automatisch hoch.

Was passiert, wenn die Kundschaft das Angebot annimmt?

Der Status springt auf Angenommen und die Karte zeigt es sofort. Den Deal selbst schließen Sie wie gewohnt bewusst über Als gewonnen markieren ab, damit die Übergabe geordnet startet.

Forecast: gewichtete Werte je Monat

Der Tab Forecast plant nach vorn: Er verteilt die offenen Deal-Werte auf den erwarteten Abschlussmonat und gewichtet sie mit der Wahrscheinlichkeit der jeweiligen Phase. Ein Deal über 45.000 Euro in einer frühen Phase zählt also deutlich weniger als derselbe Betrag kurz vor Abschluss.

Oben wählen Sie den Zeitraum (3 Monate, 6 Monate oder 12 Monate). Die Kacheln zeigen Gewonnen in der Vorperiode als Realitätsabgleich und Ohne Abschlussdatum als Warnsignal: Diese Deals fehlen in den Monatswerten. Darunter vergleichen Diagramm und Tabelle Gewichtet und Ungewichtet je Monat.

Forecast-Tab mit Zeitraumwahl, Kacheln für gewonnene Deals und Deals ohne Abschlussdatum sowie gewichteten und ungewichteten Monatswerten — Der Forecast: gewichtete und ungewichtete Deal-Werte je Abschlussmonat, dazu die Vorperiode und der Hinweis auf Deals ohne Abschlussdatum.

Tipp: Halten Sie die Kachel Ohne Abschlussdatum bei null: Ein Deal ohne erwartetes Abschlussdatum taucht in keinem Monatswert auf und macht den Forecast optimistisch falsch. Das Datum pflegen Sie im Deal-Detail unter Erwarteter Abschluss.

Produkte und Referenzen

Der Tab Produkte führt den Produktkatalog: Produkte, Dienstleistungen und Tarife, auf die Deals und Referenzen verweisen. Je Eintrag pflegen Sie Name, Beschreibung, die Art (Produkt, Dienstleistung, Tarif), den Preis (EUR) mit Abrechnung (einmalig, monatlich, jährlich, individuell), den Status Aktiv oder Inaktiv sowie Tags.

Darunter sammeln die Referenzen Ihre Erfolgsgeschichten für Angebote und Pitches: Titel, Zusammenfassung, Branche, Ergebnis, das Referenz-Unternehmen und die eingesetzten Produkte. Der Status Veröffentlicht oder Entwurf steuert, welche Geschichten fertig für den Einsatz sind.

Tab Produkte mit leerem Produktkatalog, Suchfeld und dem Bereich Referenzen mit dem Button Neue Referenz — Produktkatalog und Referenzen vor der ersten Pflege: oben der Katalog mit Art, Preis und Status, darunter die Referenzen für Angebote und Pitches.

Tipp: Halte gewonnene Projekte direkt nach dem Abschluss als Referenz fest, solange Zahlen und Ergebnis präsent sind. Verknüpfte Produkte machen die Referenz später über den Katalog auffindbar.

Vertriebsbericht: Win-Rate, Funnel und Verlustgründe

Auf einem Sales-Desk zeigt der Bereich Berichte zusätzlich zum Konversations-Teil den Vertriebsbericht. Vier Kacheln fassen die Lage zusammen: Offene Pipeline (mit gewichtetem Wert), Gewonnen im gewählten Zeitraum, die Win-Rate (gewonnen geteilt durch alle abgeschlossenen Deals) und die Zykluszeit bis Abschluss mit dem durchschnittlichen Dealwert.

Darunter zeigt Pipeline nach Phase den Funnel der offenen Deals in Board-Reihenfolge, Verlustgründe sammelt die häufigsten Gründe aus Als verloren markieren und Quellen zeigt, welche Kanäle im Zeitraum neue Deals liefern und was davon bereits gewonnen wurde. Der Zeitraum-Schalter oben (14, 30, 90 Tage) gilt für beide Berichtshälften.

Vertriebsbericht auf dem Sales-Desk mit Kacheln für offene Pipeline, Gewonnen, Win-Rate und Zykluszeit sowie Funnel, Verlustgründen und Quellen — Der Vertriebsbericht unter Berichte: Kennzahlen-Kacheln, der Funnel nach Phase und die Auswertung von Verlustgründen und Quellen.

Tipp: Sammeln sich unter Verlustgründe dieselben Formulierungen, lohnt ein Blick auf Preisgestaltung oder Qualifizierung: Der Bericht zählt exakt die Gründe, die beim Verlieren eingetragen wurden.

Vertriebs-Routing: Übergaben zwischen den Desks

Unter Einstellungen, Vertriebs-Routing verdrahten Desk-Admins die beiden geordneten Übergänge zwischen den Desks. Die Seite passt sich dem aktiven Desk an:

Auf einem Support- oder Success-Desk wählen Sie den Vertriebs-Desk, an den Vertriebsanfragen übergeben werden. Danach bietet das Drei-Punkte-Menü jeder Konversation die Aktion An Vertrieb übergeben: Die Konversation zieht vollständig auf den Vertriebs-Desk um, sichtbar auf beiden Seiten und mit Übergabe zurücknehmen mit einem Klick umkehrbar. Auch die automatische Triage nutzt dieses Ziel, wenn sie eine Vertriebsanfrage erkennt.

Auf einem Sales-Desk wählen Sie den Übergabe-Desk für die Won-Übergabe: Wird ein Deal gewonnen, entsteht dort automatisch das erste Projekt mit dem Übergabe-Briefing. Dazu stellen Sie die Wiedervorlage nach Angebot ein, also nach wie vielen Tagen ein Deal in einer Angebotsphase automatisch zur Nachverfolgung ansteht.

Einstellungsseite Vertriebs-Routing auf dem Sales-Desk mit der Auswahl des Übergabe-Desks und der Wiedervorlage nach Angebot — Vertriebs-Routing auf dem Sales-Desk: der Übergabe-Desk für gewonnene Deals und die Wiedervorlage nach Angebot, mit Erklärtext zum Ablauf.

Hinweis: Ohne konfigurierten Übergabe-Desk bleibt ein gewonnener Deal ein reines Vertriebsereignis: kein Projekt, keine automatische Kundschafts-Übergabe. Ohne konfigurierten Vertriebs-Desk fehlt die Aktion An Vertrieb übergeben im Konversations-Menü.

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