Marketing-Sync (Brevo), Handbuch hermine.ai desk

Newsletter und Kampagnen laufen über Brevo, Ihr Adressbuch bleibt in hermine.ai desk die Wahrheit: Der Marketing-Sync spiegelt Segmente in Brevo-Listen, schickt einzelne Segmente per Knopfdruck als Liste hinüber und holt Einwilligungen, Abmeldungen und Zustellbarkeit automatisch zurück. Empfänger:innen verwalten ihre Einwilligung selbst im Präferenz-Center.

Überblick

hermine.ai desk ist das System of Record: Kontakte, Unternehmen, Einwilligungen und die komplette Historie liegen hier. Brevo ist der Versand-Layer für Marketing: Newsletter, Kampagnen und Double-Opt-in-Formulare. Der Marketing-Sync verbindet beides tenant-weit unter Einstellungen → Marketing-Sync: Sie ordnen Segmente Brevo-Listen zu, passende Kontakte wandern automatisch in die Liste, und Signale wie Abmeldungen oder Bounces fließen zurück ins Adressbuch. Die Seite ist Organisations-Admins vorbehalten.

Verbindung einrichten

1Legen Sie in Brevo einen eigenen Marketing-API-Schlüssel an. Nutzen Sie nicht den Schlüssel Ihres E-Mail-Kanals: Der transaktionale Versand und das Marketing laufen bewusst über getrennte Schlüssel bzw. Konten.
2Hinterlegen Sie den Schlüssel unter Einstellungen → Marketing-Sync im Bereich Verbindung. Er wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt.
3Prüfen Sie die Einrichtung über Verbindung testen und wählen Sie die Sync-Richtung: nur zu Brevo, nur von Brevo oder beide Richtungen.
4Tragen Sie die angezeigte Webhook-URL in Brevo unter Webhooks ein. Darüber fließen Abmeldungen, Bounces, Spam-Beschwerden und Öffnungen zurück.

Hinweis: Über Trennen löschen Sie Schlüssel, Signaturgeheimnis und Webhook-Route wieder. Die Zuordnungen bleiben erhalten, es läuft nur kein Sync mehr.

Segmente mit Brevo-Listen verbinden

Im Bereich Segment-Zuordnungen verbinden Sie je ein Segment mit einer Brevo-Liste und legen die Richtung fest. Beim Export landen nur Kontakte in der Liste, die eine E-Mail-Adresse haben, deren Marketing-Einwilligung auf erteilt steht und deren Zustellstatus in Ordnung ist. Fällt ein Kontakt aus dem Segment, wird er auch aus der Brevo-Liste entfernt. Optional ordnen Sie über die Feld-Zuordnung Adressbuch-Felder (Vorname, Telefon, Lebenszyklus-Phase, eigene Felder) den Brevo-Attributen zu; die E-Mail ist immer der Schlüssel.

Für den Import aus Brevo ist kein Segment nötig, die Kontakte landen direkt im Adressbuch. Der Filter Nur Double-Opt-in-Kontakte (empfohlen) übernimmt ausschließlich Kontakte mit bestätigter Einwilligung. Über Import entfernen machen Sie einen Import rückgängig: Gelöscht werden nur Kontakte, die der Import angelegt hat und die seitdem unberührt sind.

Der Sync läuft automatisch im Hintergrund (Export und Import regelmäßig, ein Abgleich täglich) und zusätzlich sofort, wenn sich ein relevanter Kontakt ändert. Über Jetzt syncen stoßen Sie einen Lauf manuell an. Der Bereich Sync-Status zeigt je Zuordnung den letzten Lauf mit den übertragenen, neuen, übersprungenen und fehlerhaften Kontakten.

Ein Segment als Liste nach Brevo schicken

Neben den dauerhaften Zuordnungen gibt es den direkten Weg für eine einzelne Kampagne: In der Detailansicht eines Segments (Bereich Segmente) sitzt neben Exportieren der Knopf An Brevo senden. Ein Klick schreibt die marketingfähigen Kontakte des Segments in eine Brevo-Liste, gebaut und verschickt wird die Kampagne danach in Brevo.

1Richten Sie zuerst die Verbindung unter Einstellungen → Marketing-Sync ein. Fehlt der Schlüssel, antwortet der Knopf mit Brevo ist nicht verbunden.
2Öffnen Sie das Segment und klicken Sie auf An Brevo senden. Während des Laufs steht dort Wird gesendet ….
3Beim ersten Mal legt hermine.ai desk in Brevo eine Liste an, deren Name aus hermine.ai: und dem Segmentnamen besteht, und merkt sich ihre Nummer am Segment. Danach zeigt der Knopf sie als Tooltip Brevo-Liste #….
4Lesen Sie die Rückmeldung Brevo-Liste aktualisiert: Sie nennt Ihnen, wie viele Kontakte übernommen und wie viele entfernt wurden.

In die Liste kommen ausschließlich Kontakte der Unternehmen im Segment, die eine erteilte Marketing-Einwilligung haben und deren E-Mail-Adresse zustellbar ist. Alle anderen werden still übersprungen, ohne Fehlermeldung: Das ist dieselbe harte Grenze wie im Abschnitt Einwilligung und Zustellbarkeit. Übertragen werden die E-Mail-Adresse als Schlüssel sowie VORNAME, NACHNAME und PREFERENCE_URL, der persönliche Link ins Präferenz-Center für Ihre Kampagnen-Fußzeile.

Jeder Lauf spiegelt den aktuellen Stand, statt nur nachzulegen: Wer inzwischen abgemeldet, unzustellbar oder aus dem Segment gefallen ist, fliegt wieder aus der Brevo-Liste heraus. Sie können denselben Knopf also vor jeder Kampagne erneut drücken. Die Zahl der übernommenen Kontakte ist deshalb immer der komplette berechtigte Bestand, nicht nur der Zuwachs seit dem letzten Mal.

Tipp: Ein Segment bündelt Unternehmen, gesendet wird an deren Kontakte. Wundern Sie sich also nicht, wenn die Zahl in der Rückmeldung von der Zahl der Unternehmen abweicht: Gezählt werden die Kontakte, die den Einwilligungs-Check bestanden haben.

Hinweis: Senden darf, wer auch Segmente pflegen darf: Agent-Recht auf mindestens einem Desk. Wer nur lesen darf, sieht das Segment und seine Mitglieder, kann den Sync aber nicht auslösen.

Was passiert mit Kontakten ohne Einwilligung?

Sie werden nicht übertragen, weder beim ersten noch bei einem späteren Lauf. Ohne erteilte Marketing-Einwilligung oder mit einer nicht zustellbaren Adresse kommt niemand in die Brevo-Liste, und wer die Einwilligung zurückzieht, wird beim nächsten Sync wieder entfernt.

Brauche ich zusätzlich eine Segment-Zuordnung unter Marketing-Sync?

Nein. Der Knopf legt die Liste selbst an und hält sie bei jedem Klick aktuell. Eine Zuordnung brauchen Sie erst, wenn die Liste laufend im Hintergrund mitlaufen soll, ohne dass jemand drückt.

Einwilligung und Zustellbarkeit

Die Marketing-Einwilligung liegt am Kontakt in hermine.ai desk und ist das harte Gesetz: Ohne erteilte Einwilligung wird kein Kontakt zu Brevo exportiert. Eine Abmeldung (in Brevo oder hier) ist dominant: Maschinelle Quellen wie ein Import können sie nicht wieder aufheben, nur eine bewusste menschliche Aktion oder ein frisches Double-Opt-in. Meldet Brevo einen Hard Bounce, eine Blockierung oder eine ungültige Adresse, bekommt der Kontakt einen entsprechenden Zustellstatus und wird vom Marketing ausgeschlossen; für Support-Antworten bleibt er normal erreichbar. Zustellungen, Öffnungen und Klicks werden je Kontakt als Engagement erfasst und stehen dem Vertrieb als Signal zur Verfügung.

Was passiert, wenn sich die E-Mail-Adresse eines gesyncten Kontakts ändert?

Nichts Automatisches. Gehört die neue Adresse zu einem anderen Datensatz, entsteht ein Eintrag in der Warteschlange Zusammenführungen prüfen. Dort vergleichen Sie beide Datensätze Feld für Feld und entscheiden selbst, ob zusammengeführt oder verworfen wird.

Kann ich Kampagnen direkt aus hermine.ai desk verschicken?

Noch nicht. Der Sync hält die Listen aktuell, den Versand selbst starten Sie in Brevo. Die Engagement-Daten (Öffnungen, Klicks, Bounces) kommen trotzdem zurück ins Adressbuch.

Präferenz-Center: Empfänger:innen entscheiden selbst

Jeder Kontakt hat eine eigene öffentliche Seite unter /praeferenzen, auf der Empfänger:innen ihre Marketing-Einwilligung selbst sehen und ändern. Die Seite funktioniert bewusst ohne Anmeldung: Der signierte Link ist der Ausweis, und wer sich abmelden will, soll dafür kein Konto anlegen müssen. Genau das ist der saubere Abmeldeweg für Ihre Kampagnen-Fußzeilen.

Zu sehen ist dort die Überschrift E-Mail-Einstellungen, darunter Einstellungen für die betroffene Adresse und der aktuelle Stand: Sie erhalten Neuigkeiten und Angebote per E-Mail. oder Sie erhalten keine Marketing-E-Mails. Ein Klick auf Marketing-E-Mails abbestellen meldet ab, Marketing-E-Mails wieder erhalten meldet erneut an. Ganz unten steht der beruhigende Hinweis Wichtige Nachrichten zu Ihren Anfragen und Verträgen erhalten Sie weiterhin., denn die Abmeldung betrifft nur Marketing, nicht die Antwort auf ein Ticket oder die Post zum Vertrag.

An den Link kommt Ihr Team auf zwei Wegen. Beim Segment-Sync reist er automatisch als Brevo-Attribut PREFERENCE_URL mit jedem Kontakt mit, sodass Sie ihn in Brevo direkt in die Fußzeile Ihrer Kampagne setzen können. Und über die API liefert jeder Kontakt das Feld preferenceCenterUrl mit seiner persönlichen Adresse, etwa für eigene Vorlagen oder Auswertungen.

Der Link ist signiert, enthält den Mandanten und läuft absichtlich nicht ab: Ein Abmeldelink in einer zwei Jahre alten E-Mail muss weiter funktionieren. Wird ein Link verändert, abgeschnitten oder stammt er aus einem anderen Mandanten, zeigt die Seite Link ungültig mit dem Hinweis Dieser Link ist nicht mehr gültig. Bitte nutze den Link aus einer aktuellen E-Mail. Eine Abmeldung landet sofort am Kontakt im Adressbuch und wirkt genauso dominant wie jede andere: Ein Import oder ein Rücklauf aus Brevo kann sie nicht wieder aufheben.

Achtung: Der Link gehört zu genau einer Person und ist ihr Ausweis. Verschicken Sie ihn nie an mehrere Empfänger:innen gleichzeitig und legen Sie ihn nicht in gemeinsame Dokumente: Wer ihn hat, kann die Einwilligung dieses Kontakts ändern. In Brevo setzen Sie deshalb das Attribut PREFERENCE_URL in die Vorlage, keine fest getippte Adresse.

Tipp: Sagen Sie Ihrem Team, dass es den Link auch auf Zuruf herausgeben darf. Wer im Gespräch erwähnt, dass die Newsletter nerven, bekommt die Abmeldung damit selbst in die Hand, statt dass jemand sie stellvertretend im Adressbuch erledigt.

Muss sich dafür jemand einloggen?

Nein, und das ist Absicht. Die Seite hängt an keinem Konto und an keiner Sitzung, der signierte Link genügt. Er gilt nur in dem Mandanten, in dem er erzeugt wurde, fremde Links laufen ins Leere.

Was passiert nach einer Abmeldung mit den Brevo-Listen?

Der Kontakt gilt sofort als nicht mehr marketingfähig. Beim nächsten Sync des Segments wird er aus der Brevo-Liste entfernt, für Support-Antworten bleibt er ganz normal erreichbar.

Können sich Leute über dieselbe Seite wieder anmelden?

Ja. Die Anmeldung über das Präferenz-Center ist eine bewusste menschliche Handlung und darf eine frühere Abmeldung deshalb aufheben. Ein Import oder ein maschineller Rücklauf könnte das nicht.