Materialien
Eine Bibliothek wiederverwendbarer Dateien fürs Team: Verkaufsunterlagen, Präsentationen und Bilder, die Sie im Editor mit einem Klick an eine Antwort hängen, ohne sie erneut hochzuladen.
Wozu Materialien gut sind
Manche Dateien schicken Sie immer wieder: die aktuelle Firmenpräsentation, das Produktdatenblatt, die Preisliste, das Logo in guter Auflösung. Statt sie jedes Mal vom eigenen Rechner zu suchen und neu hochzuladen, legen Sie sie einmal in die Materialien und hängen sie danach mit einem Klick aus dem Editor an, immer die freigegebene, aktuelle Fassung.
Das ist bewusst getrennt von zwei anderen Ablagen: Anhänge sind die Dateien, die Kund:innen Ihnen schicken oder die zu einem konkreten Vorgang gehören. Wissen sind die Dokumente, aus denen die KI ihre Antworten begründet. Materialien dagegen sind Ihr eigenes, wiederverwendbares Versandmaterial, das Sie aktiv rausschicken.
Hinweis: Materialien ersetzen kein Netzlaufwerk und keine Cloud wie Nextcloud, SharePoint oder OneDrive. Sie sind die kurze Griffhöhe für die Handvoll Dateien, die im Kundenkontakt ständig gebraucht werden. Alles andere bleibt dort, wo es bei Ihnen ohnehin liegt.
Zwei Reichweiten: Desk oder Workspace-weit
Jede Datei hat eine Sichtbarkeit, die festlegt, wer sie im Editor angeboten bekommt.
Nur dieses Desk: Die Datei gehört einem Desk, so wie sein Team, seine Kanäle und sein Wissen. Nur dieses Desk sieht sie. Gut für alles, was auf einen Bereich zugeschnitten ist, etwa die Preisliste des Vertriebs oder das Antragsformular eines Amts.
Workspace-weit: Die Datei steht jedem Desk zur Verfügung. Gut für alles, was das ganze Haus gemeinsam nutzt: die Firmenpräsentation, das Logo, die AGB. Einmal hochgeladen, greift jedes Team darauf zu.
Tipp: Im Zweifel eng anfangen. Lege eine Datei erst auf Nur dieses Desk und stufe sie erst dann auf Workspace-weit hoch, wenn wirklich mehrere Teams dieselbe Fassung brauchen. So bleibt die Auswahlliste in jedem Desk kurz und aufgeräumt.
Materialien hochladen und verwalten
Die Materialien pflegen Sie unter Einstellungen, Materialien. Das ist eine Aufgabe für Desk-Admins: Was hier liegt, geht später mit einem Klick an Kund:innen raus, deshalb liegt die Pflege bewusst in wenigen Händen.
- 1Öffnen Sie Einstellungen, Materialien und wählen Sie oben den Desk, für den die Datei gelten soll.
- 2Geben Sie einen Titel ein, an dem Sie die Datei beim Anhängen wiedererkennen, etwa Firmenpräsentation 2026. Ohne Titel nimmt hermine.ai desk den Dateinamen.
- 3Wählen Sie die Sichtbarkeit: Nur dieses Desk oder Workspace-weit.
- 4Ergänzen Sie optional Schlagworte (komma-getrennt, etwa vertrieb, preise). Danach lässt sich im Editor schneller filtern.
- 5Klicken Sie auf Datei hochladen und wählen Sie die Datei. Sie erscheint sofort in der Liste, mit Vorschaubild bei Bildern, Größe und dem Namen der Person, die sie hochgeladen hat.
Zum Entfernen klicken Sie in der Liste auf das Papierkorb-Symbol. Bereits versendete Anhänge bleiben davon unberührt: Sie hängen an ihren Nachrichten und verschwinden nicht rückwirkend.
Achtung: Eine neue Fassung ersetzt die alte nicht automatisch. Wenn Sie die Präsentation neu hochladen, entsteht ein zweiter Eintrag. Löschen Sie die veraltete Fassung, damit niemand versehentlich die falsche anhängt.
Aus der Bibliothek anhängen
Im Antwort-Editor einer Konversation liegt neben dem Büroklammer-Button (für den Upload vom eigenen Rechner) der Button Bibliothek. Er öffnet die Auswahl über die Materialien dieses Desks plus alle Workspace-weiten Dateien.
- 1Öffnen Sie im Vorgang den Antwort-Editor.
- 2Klicken Sie auf Bibliothek.
- 3Suchen Sie oben nach Titel, Dateiname oder Schlagwort und wählen Sie eine oder mehrere Dateien aus (Bilder zeigen ein Vorschaubild, Workspace-weite Dateien ein Globus-Symbol).
- 4Bestätigen Sie mit Anhängen. Die Dateien erscheinen als Chips über dem Editor, genau wie hochgeladene Anhänge.
- 5Schreiben Sie Ihre Antwort und klicken Sie auf Senden. Die Materialien gehen als Anhänge mit raus.
Tipp: Sie können Bibliotheks-Dateien und frisch hochgeladene Anhänge in derselben Nachricht mischen: die Präsentation aus der Bibliothek, dazu die individuell erstellte Datei vom Rechner.
Wird die Datei beim Anhängen erneut hochgeladen?
Nein. Ein Material liegt bereits als Datei im System. Beim Anhängen wird dieselbe Datei nur referenziert, nicht kopiert oder neu übertragen. Das geht sofort und spart die Wartezeit eines Uploads.
Warum sieht ein anderes Desk mein Material nicht?
Weil es auf Nur dieses Desk steht. Soll die Datei überall verfügbar sein, lade sie mit der Sichtbarkeit Workspace-weit hoch oder lege sie im anderen Desk erneut an. Workspace-weite Materialien sieht jedes Team automatisch.
Kann die KI von sich aus Materialien anhängen?
Nein. Materialien wählen immer Sie als Mensch bewusst im Editor aus. Die KI hängt keine Verkaufsunterlagen eigenständig an eine Antwort. So bleibt in Ihrer Hand, welche Datei bei welcher Kundin landet.
Textbausteine
Vorgefertigte, freigegebene Antwort-Snippets pro Desk: mit Platzhaltern, optionalen Aktionen und Einfügen per Button oder Schrägstrich, sofort und ohne KI-Lauf.
KI-Assistent (Cmd+J)
Ihr Copilot auf jeder Seite: mit Cmd+J öffnen, Fragen zu Konversationen, Unternehmen und Wissen stellen, Kontext inklusive.