Datenqualität
Dubletten im Adressbuch finden und zusammenführen: bewertete Duplikat-Paare für Unternehmen und Kontakte, mit Feldvergleich im Zusammenführen-Dialog.
Überblick
Unter Einstellungen, Datenqualität hält hermine.ai desk Ihr Adressbuch sauber: Die Seite listet mögliche Dubletten als Paare auf, getrennt nach Unternehmen und Kontakte. Sie gilt für den gesamten Workspace und ist Organisations-Admins vorbehalten.
Jedes Paar zeigt die beiden Datensätze nebeneinander, dazu den Grund des Verdachts (Gleiche Domain, Gleiche Telefonnummer, Gleiche E-Mail-Adresse oder Ähnlicher Name) und die Übereinstimmung in Prozent. Je höher der Wert, desto sicherer handelt es sich um dieselbe Firma oder Person. Neue Dubletten tauchen automatisch auf, sobald sie entstehen, etwa nach einem Import.
- 1Tabs: Dubletten bei Unternehmen und Kontakten
- 2Ein Duplikat-Paar: zwei Datensätze, ein Verdacht
- 3Grund und Übereinstimmung: warum hermine.ai desk eine Dublette vermutet
- 4Zusammenführen öffnet den Feldvergleich
Hinweis: Ohne Admin-Rolle zeigt die Seite den Hinweis Nur für Organisations-Admins. Die Dublettenerkennung selbst läuft trotzdem: Auch beim Anlegen eines Unternehmens warnt hermine.ai desk direkt im Formular vor möglichen Duplikaten.
Dubletten zusammenführen
Ein Klick auf Zusammenführen öffnet den Vergleichsdialog: links der Hauptdatensatz (der ältere Eintrag), rechts die Dublette. Der Dialog zeigt nur Felder, in denen sich die beiden unterscheiden. Pro Feld wählen Sie per Auswahlknopf, welcher Wert erhalten bleibt; ohne Auswahl gewinnt der Hauptdatensatz. Leere Felder des Hauptdatensatzes füllt hermine.ai desk automatisch aus der Dublette auf.
Ergänzen sich die Datensätze ohne Konflikt, sagt der Dialog das ausdrücklich: Alle Werte bleiben dann erhalten und Sie bestätigen nur noch.
- 1Öffnen Sie Einstellungen, Datenqualität und wählen Sie den Tab Unternehmen oder Kontakte.
- 2Prüfen Sie bei jedem Paar Grund und Übereinstimmung: Bei Gleiche Domain oder Gleiche E-Mail-Adresse ist die Sache meist klar, bei Ähnlicher Name lohnt ein genauer Blick.
- 3Klicken Sie auf Zusammenführen und entscheiden Sie pro Feld, welcher Wert erhalten bleibt. Ohne Auswahl gilt: Der Hauptdatensatz gewinnt.
- 4Bestätigen Sie mit Zusammenführen. Die Historie und alle Verknüpfungen der Dublette (Konversationen, Deals, Kontakte) wandern zum Hauptdatensatz.
- 1Hauptdatensatz: gewinnt jeden Konflikt ohne Auswahl
- 2Dublette: Werte gezielt übernehmen
- 3Warnung: Die Dublette wird gelöscht, die Aktion ist endgültig
- 4Zusammenführen bestätigt die Auswahl
Achtung: Beim Zusammenführen wird die Dublette gelöscht. Ihre Historie und Verknüpfungen bleiben erhalten und hängen danach am Hauptdatensatz, die Aktion selbst lässt sich aber nicht rückgängig machen. Im Zweifel erst die beiden Akten öffnen und vergleichen.
Welcher der beiden Einträge ist der Hauptdatensatz?
Der ältere Eintrag. Er behält seine Kennung, seine Historie und alle Verknüpfungen, die Dublette geht in ihm auf.
Was passiert, wenn beide Einträge unterschiedliche Werte im selben Feld haben?
Der Dialog zeigt genau diese Konfliktfelder nebeneinander. Ohne Ihre Auswahl bleibt der Wert des Hauptdatensatzes stehen, per Auswahlknopf übernehmen Sie stattdessen gezielt den Wert der Dublette.
Kategorie-Beschreibung steuert die KI-Zuordnung
Zu jeder eigenen Kategorie können Sie eine optionale Kurzbeschreibung hinterlegen. Sie wird der KI bei der Zuordnung mitgegeben und dient als maßgebliche Anleitung dafür, was in diese Kategorie gehört.
Damit steuern Sie Grenzfälle und ähnlich benannte Kategorien besser als über den reinen Titel: Statt zu raten, was mit „Sonstiges“ gemeint ist, schreiben Sie in die Beschreibung, welche Anliegen dort landen sollen. Die Beschreibung schlägt eine Vermutung aus dem bloßen Namen.