Kontakte & Persönliches

Überblick

Unter Kontakte stehen alle Ansprechpersonen Ihrer Organisation, verknüpft mit ihren Unternehmen und Konversationen. Kontakte gelten wie Unternehmen organisationsweit: Ein Kontakt, der im Support schreibt, ist derselbe, den der Vertrieb anruft.

Die Schnellfilter oben gruppieren nach der Phase des verknüpften Unternehmens (etwa Lead, Kund:in, Interessent:in, dazu Ohne Stufe für Kontakte ohne Unternehmen). Daneben suchen Sie nach Name oder E-Mail und filtern über das Dropdown nach einem bestimmten Unternehmen oder nach Ohne Unternehmen. Ein Klick auf eine Zeile öffnet das Kontaktprofil.

Eine Person kann zu mehreren Firmen gehören (siehe Eine Person, mehrere Firmen). Liste, Spalte Unternehmen, Schnellfilter und Unternehmensfilter zeigen davon immer die Hauptfirma. Das vollständige Bild mit allen Firmen und Rollen steht im Kontaktprofil, und am Unternehmen selbst listet der Tab Kontakte auch die Personen, deren Hauptfirma woanders liegt.

Die Suche läuft dabei über den gesamten Kontaktbestand, nicht nur über die sichtbaren Zeilen: Auch bei zehntausenden Kontakten findet sie jede Person. Die Liste lädt seitenweise; unten zeigt eine Fußzeile, wie viele Kontakte geladen sind, und Mehr laden holt die nächste Seite.

Wie bei den Unternehmen passen Sie die Tabelle über Spalten an und speichern Spalten, Sortierung und Filter über Ansichten: privat oder für alle im Desk, mit persönlicher Standard-Ansicht; Desk-Admins legen die Desk-weite Standard-Ansicht fest.

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1. 1Schnellfilter nach Phase des Unternehmens
2. 2Nach Name oder E-Mail suchen
3. 3Nach Unternehmen filtern
4. 4Neuen Kontakt anlegen
5. 5Zeile öffnet das Kontaktprofil
6. 7Sprache des Kontakts

Kontakt anlegen und Dubletten vermeiden

Die meisten Kontakte entstehen von selbst, sobald jemand zum ersten Mal schreibt. Manuell legen Sie Kontakte über Neuer Kontakt an, etwa nach einem Messegespräch.

1. 1Klicken Sie oben rechts auf Neuer Kontakt und geben Sie die E-Mail an, sie ist das einzige Pflichtfeld.
2. 2Ergänzen Sie Vorname, Nachname, Sprache und wählen Sie das Unternehmen aus, damit der Kontakt in der 360°-Akte auftaucht. Das Feld setzt die Hauptfirma; weitere Firmen verknüpfen Sie danach im Profil.
3. 3Achten Sie auf den Hinweis Möglicherweise vorhanden:: hermine.ai zeigt beim Tippen ähnliche Kontakte mit Grund (gleiche E-Mail-Adresse, ähnlicher Name) und verlinkt sie direkt.
4. 4Klicken Sie auf Kontakt anlegen. Existiert die E-Mail-Adresse bereits, blockt hermine.ai desk und bietet Ihnen Vorhandenen Eintrag öffnen oder bewusst Trotzdem anlegen an.

Das Kontaktprofil

Das Profil bündelt alles zu einer Person: die Karte Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Sprache, Anrede und Einwilligung), die Karte Unternehmen mit Phase und Zustand der Hauptfirma samt Absprung in die 360°-Akte, die Karte Firmen und Rollen mit allen Firmen dieser Person, die Konversationen über alle Desks, auf die Sie Zugriff haben, und die Aktivität.

Dazu kommen zwei KI-Bausteine: Die KI-Vorschläge sammeln aus Konversationen abgeleitete Feldvorschläge (etwa Telefon oder Rolle) zur Freigabe. Und über Meeting-Notiz analysieren fügen Sie eine Gesprächsnotiz oder ein Transkript ein, aus dem die KI Feldvorschläge ableitet. Mit E-Mail senden starten Sie direkt eine neue Konversation.

Eine Person, mehrere Firmen

Eine Ansprechperson gehört nicht zwingend zu genau einer Firma: Die Steuerberaterin schreibt für mehrere Mandant:innen, die Agentur betreut drei Kund:innen gleichzeitig, und in Konzernen hängt dieselbe Person am Hauptkonto und an mehreren Unterkonten. Dafür gibt es im Kontaktprofil die Karte Firmen und Rollen. Sie listet alle Firmen, zu denen diese Person gehört, jeweils mit einer Rolle und optional einer eigenen Kontext-E-Mail.

Genau eine Verknüpfung ist die Hauptfirma, markiert durch den gelben Stern. Sie ist der Wert, den hermine.ai desk überall dort zeigt, wo nur eine Firma Platz hat: im Kopf des Kontaktprofils, in der Karte Unternehmen, in der Spalte Unternehmen der Kontaktliste und im Feld Unternehmen des Kontaktformulars. Die erste Verknüpfung einer Person wird automatisch zur Hauptfirma, sodass niemand mit Verknüpfungen, aber ohne Hauptfirma zurückbleibt.

1. 1Öffnen Sie das Kontaktprofil und suchen Sie die Karte Firmen und Rollen.
2. 2Wählen Sie unten im Formular über Firma wählen … das Unternehmen aus. Das Feld ist eine Suche: Tippen Sie den Namen, hermine.ai desk zeigt die Treffer.
3. 3Setzen Sie die Rolle: Inhaber:in, Main User, Sub User, Mitglied, Buchhaltung oder Technik. Ohne eigene Wahl gilt Mitglied.
4. 4Tragen Sie bei Bedarf unter Kontext-E-Mail (optional) die Adresse ein, unter der die Person für genau diese Firma schreibt.
5. 5Klicken Sie auf Verknüpfen. Die neue Zeile erscheint sofort in der Liste, bestätigt mit Zuordnung gespeichert.

In jeder Zeile pflegen Sie die Verknüpfung weiter: Die Rolle ändern Sie über das kleine Auswahlfeld, mit dem Stern (Als Hauptfirma festlegen) machen Sie diese Firma zur Hauptfirma, und das X (Zuordnung entfernen) löst die Verknüpfung wieder. Ein Klick auf den Firmennamen führt direkt in die 360°-Akte.

Die Hauptfirma bleibt dabei immer eindeutig: Machen Sie eine andere Firma zur Hauptfirma, verliert die bisherige den Stern automatisch. Entfernen Sie ausgerechnet die Hauptfirma, rückt die zuletzt geänderte verbleibende Verknüpfung nach. War es die letzte Verknüpfung, steht die Person danach ohne Unternehmen da.

Kontext-Adressen: für welche Firma schreibt die Person gerade?

Wer für mehrere Firmen arbeitet, schreibt oft unter verschiedenen Adressen: die Steuerberaterin unter der Adresse ihrer Kanzlei, wenn es um die Kanzlei geht, und unter der Adresse des Mandanten, wenn sie für das Mandat schreibt. Genau dafür ist die Kontext-E-Mail an einer Verknüpfung da.

Kommt eine E-Mail von einer hinterlegten Kontext-Adresse, passieren zwei Dinge: hermine.ai desk erkennt dieselbe Person wieder, statt einen zweiten Kontakt anzulegen, und hängt den neuen Vorgang an die Firma, zu der diese Adresse gehört. Findet sich keine Kontext-Adresse, bleibt es bei der Hauptfirma.

1. 1Hinterlegen Sie die Adresse in der Karte Firmen und Rollen bei der passenden Firma unter Kontext-E-Mail (optional).
2. 2Soll sich die Adresse später ändern, wählen Sie dieselbe Firma im Formular erneut, tragen Sie die neue Adresse ein und klicken Sie auf Verknüpfen: Die vorhandene Zeile wird aktualisiert.
3. 3Prüfen Sie nach dem nächsten Eingang im Vorgang rechts unter Unternehmen, ob die Zuordnung so gemeint war. Passt sie nicht, korrigieren Sie die Kontext-Adresse an der Verknüpfung.

Anrede (Du oder Sie)

In der Karte Kontaktdaten legen Sie unter Anrede fest, wie wir eine Person ansprechen: Sie (förmlich), Du (persönlich) oder Automatisch. Diese Einstellung fließt in jede KI-generierte Antwort ein, im Support wie im Vertrieb, damit Anrede, Begrüßung und Possessivformen konsistent zur Beziehung passen.

Im Modus Automatisch erkennt hermine.ai desk die Anrede aus den Nachrichten des Kontakts: Wer uns duzt, wird geduzt, wer uns siezt, wird gesiezt. Die Erkennung läuft direkt bei der Einordnung eingehender Nachrichten, sodass schon der erste Antwortentwurf die richtige Form trifft. Solange nichts erkannt wurde, gilt der sichere Standard Sie. Unter dem Auswahlfeld steht, woher der aktuelle Wert stammt: automatisch erkannt, Standard oder manuell festgelegt.

1. 1Öffnen Sie das Kontaktprofil und suchen Sie in der Karte Kontaktdaten die Zeile Anrede.
2. 2Wählen Sie Sie (förmlich) oder Du (persönlich), um die Anrede fest vorzugeben. Ihre Wahl gilt sofort und wird von der automatischen Erkennung nicht mehr überschrieben.
3. 3Wählen Sie Automatisch, um die Erkennung wieder zu aktivieren. Der zuletzt genutzte Wert bleibt erhalten, bis die nächste Nachricht eine Form eindeutig zeigt.

Persönliches und DSGVO

Die Karte Persönliches macht aus einem Datensatz eine Beziehung: Geburtstag, Partner:in, Kinder, Hobbys, Vorlieben und freie Notizen. Steht ein Geburtstag an, zeigt das Profil einen Hinweis wie Heute Geburtstag oder die verbleibenden Tage. Beim Geburtstag genügt auch Monat und Tag, falls das Jahr unbekannt ist.

Diese Angaben sind bewusst getrennt gespeichert: Bei einer DSGVO-Löschung werden sie vollständig entfernt. Die Gefahrenzone am Ende des Profils (nur für Tenant-Admins) anonymisiert die Identitätsdaten unwiderruflich, Nachrichteninhalte bleiben als Geschäftsunterlagen erhalten.

1. 1Öffnen Sie im Kontaktprofil die Karte Persönliches und klicken Sie auf Bearbeiten.
2. 2Tragen Sie die Angaben ein, mehrere Hobbys trennen Sie mit Komma.
3. 3Klicken Sie auf Speichern. Die Angaben erscheinen sofort in der Karte und stehen der KI als Kontext zur Verfügung.

Rolle im Unternehmen und Nachricht schreiben

Zu jedem Kontakt können Sie die Rolle im Unternehmen hinterlegen (zum Beispiel Geschäftsführerin oder Einkauf). Sie steht im Kopf des Kontakts, direkt neben der verlinkten Hauptfirma, die Sie mit einem Klick öffnen, und in der Kontaktliste als Spalte Position. Sie beschreibt die Funktion der Person insgesamt, nicht das Verhältnis zu einer einzelnen Firma: Das steht als Rolle an jeder Verknüpfung in der Karte Firmen und Rollen.

Klicken Sie auf eine E-Mail-Adresse, öffnet sich kein Mailprogramm mehr, sondern ein kleines Fenster, in dem Sie direkt eine Nachricht schreiben und damit einen Vorgang starten. Die Antwort läuft über den E-Mail-Kanal des Desks, und Sie landen sofort in der neuen Konversation.