Fristen & Briefeingang
Rechtliche Fristen an Vorgängen mit Fristen-Board und Vorwarnung, gescannte Briefpost als Vorgang ablegen und Antworten in Leichte Sprache übersetzen.
Überblick
Behörden und Verwaltungen arbeiten mit gesetzlichen Fristen, die anders ticken als SLAs: Eine SLA misst Servicequalität und pausiert außerhalb der Geschäftszeiten, eine Frist ist ein rechtlicher Fakt mit festem Endtermin, der sich nicht verschiebt. hermine.ai desk führt beide getrennt.
Fristen legen Sie direkt am Vorgang an (Kontextleiste rechts, Abschnitt Fristen). Den Überblick über alle Fristen Ihres Desks gibt Ihnen das Fristen-Board in der Seitenleiste, dringendste zuerst und überfällige hervorgehoben. Dazu kommen zwei Alltagshelfer aus dem Verwaltungs-Paket: der Briefeingang für gescannte Papierpost und die Umformulierung von Antworten in Leichte Sprache.
Hinweis: Fristen sehen alle Desk-Mitglieder, genau wie die Inbox. Die Verwaltungs-Einstellungen dahinter (Bundesland, Aktenzeichen, Aufbewahrung) finden Sie im Kapitel Verwaltungs-Paket.
Frist an einem Vorgang anlegen
Im Abschnitt Fristen der Kontextleiste legen Sie eine Frist mit wenigen Angaben an. Für die gängigen Fristarten bringt hermine.ai desk die gesetzliche Regelfrist samt zitierfähiger Rechtsgrundlage schon mit: Widerspruchsfrist (1 Monat, § 70 VwGO), IFG-Auskunft (1 Monat, § 7 Abs. 5 IFG), DSGVO-Auskunft (1 Monat, Art. 12 Abs. 3 DSGVO) und Bearbeitungsfrist (3 Monate, § 75 VwGO). Die Eigene Frist trägt ihr Fristende selbst.
- 1Öffnen Sie den Vorgang und klicken Sie in der Kontextleiste im Abschnitt Fristen auf das Plus.
- 2Wählen Sie die Art der Frist und den Fristbeginn, zum Beispiel das Zustelldatum des Bescheids.
- 3Lassen Sie das Fristende leer, dann berechnet hermine.ai desk es aus der gesetzlichen Regelfrist. Nur die Eigene Frist braucht ein ausdrückliches Fristende.
- 4Ergänzen Sie bei Bedarf Rechtsgrundlage, eine Notiz und die Vorwarnung in Tagen vor dem Fristende.
- 5Legen Sie die Frist an. Sie erscheint sofort im Abschnitt Fristen und auf dem Fristen-Board.
Hinweis: Das Fristende wird nach § 31 VwVfG in Verbindung mit §§ 187, 188, 193 BGB berechnet: Fällt es auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt es sich auf den nächsten Werktag. Welche Feiertage zählen, steuert das Bundesland in den Verwaltungs-Einstellungen des Desks; ohne Auswahl gelten nur die bundesweiten Feiertage.
Tipp: Ist das rechtlich verbindliche Fristende schon bekannt, etwa aus dem Bescheid, trage es einfach als Fristende ein. Ein eingetragenes Datum gewinnt immer gegen die automatische Berechnung.
Was passiert, wenn eine Frist abläuft?
Ein täglicher Abgleich prüft alle offenen Fristen. Rückt das Fristende in das Vorwarn-Fenster, benachrichtigt hermine.ai desk die zuständige Person des Vorgangs, bei unzugewiesenen Vorgängen die Desk-Admins. Verstreicht das Fristende, wechselt die Frist auf Versäumt und es geht erneut eine Benachrichtigung raus. Beide Ereignisse stehen außerdem als Auslöser für Regeln bereit, etwa um die Priorität anzuheben.
Kann ich eine versäumte Frist noch abschließen?
Ja. Auch eine versäumte Frist können Sie als erledigt schließen, wenn das Team verspätet gehandelt hat. Der Verlauf bleibt ehrlich: Die Eskalation und der Versäumt-Eintrag bleiben dokumentiert.
Wann storniere ich eine Frist statt sie abzuschließen?
Stornieren ist für Fristen gedacht, die irrtümlich angelegt wurden oder rechtlich gegenstandslos geworden sind, etwa nach Rücknahme eines Widerspruchs. Erledigt heißt dagegen: Das Team hat fristgerecht gehandelt.
Das Fristen-Board
Das Fristen-Board in der Seitenleiste zeigt alle rechtlichen Fristen des aktiven Desks, sortiert nach Fristende, die dringendste zuoberst. Überfällige Fristen sind rot hervorgehoben. Über den Statusfilter blenden Sie erledigte, versäumte oder stornierte Fristen ein; standardmäßig sehen Sie die offenen. Jede Zeile führt direkt in den zugehörigen Vorgang.
- 1Öffnen Sie Fristen in der Seitenleiste.
- 2Prüfen Sie zuerst die rot markierten überfälligen Fristen und öffnen Sie den jeweiligen Vorgang mit einem Klick auf die Zeile.
- 3Nutzen Sie den Statusfilter, um zum Beispiel alle versäumten Fristen eines Zeitraums nachzuvollziehen.
Tipp: Ein guter Tagesstart für Sachbearbeiter:innen: erst das Fristen-Board, dann die Inbox. So arbeiten Sie fristgetrieben statt eingangsgetrieben.
Briefeingang: Papierpost digital ablegen
Mit dem Briefeingang legt die Poststelle gescannte Briefe als ganz normalen Vorgang ab. Sie finden ihn als Karte im Assistenten Neuer Vorgang hinter dem Plus in der Warteschlange der Inbox. Bilder liest hermine.ai desk per Texterkennung (OCR) aus, aus PDFs übernimmt er den Text; der Inhalt steht damit für Triage, Suche und KI-Entwürfe bereit wie bei einer E-Mail.
- 1Öffnen Sie die Inbox, klicken Sie auf das Plus (Neuer Vorgang) und wählen Sie Briefeingang.
- 2Ziehen Sie die gescannten Seiten in das Ablagefeld oder wählen Sie sie aus (Bilder oder PDF, bis zu 10 je Vorgang).
- 3Tragen Sie das Eingangsdatum des Briefes ein; ohne Angabe gilt der heutige Tag.
- 4Ergänzen Sie, wenn bekannt, E-Mail und Name der absendenden Person, dann wird der Kontakt automatisch angelegt oder verknüpft.
- 5Notieren Sie bei Bedarf einen Vermerk der Poststelle, zum Beispiel per Einschreiben eingegangen, und klicken Sie auf Vorgang anlegen.
Hinweis: Alle Scans eines Ablegens landen als ein eingehender Vorgang auf dem Brief-Kanal des Desks. Ist das Aktenzeichen-Schema aktiv, bekommt der Vorgang sofort sein Aktenzeichen.
Leichte Sprache
Verwaltungssprache ist für viele Menschen eine Hürde. hermine.ai desk übersetzt deshalb auf Wunsch in Leichte Sprache, an zwei Stellen:
Im Antwort-Editor formuliert der Knopf Leichte Sprache Ihren Entwurf um. Der ursprüngliche Text bleibt erhalten: Mit Rückgängig holen Sie ihn jederzeit zurück, bis Sie die Antwort senden.
Im Widget können Besucher:innen selbst den Schalter Leichte Sprache setzen. Solange er aktiv ist, antwortet der KI-Assistent in Leichter Sprache; die Einstellung merkt sich das Widget für die laufende Sitzung.
- 1Schreiben Sie Ihre Antwort wie gewohnt im Antwort-Editor.
- 2Klicken Sie auf Leichte Sprache. Der Entwurf wird umformuliert und ersetzt den Text im Editor.
- 3Lesen Sie gegen und passen Sie an. Mit Rückgängig kehren Sie zum ursprünglichen Text zurück.
KI-Tipp: Die Umformulierung ist ein Entwurfswerkzeug: Gesendet wird erst, wenn Sie senden. Prüfen Sie besonders Zahlen, Fristen und Rechtsfolgen, denn vereinfachte Sprache darf den Inhalt nicht verändern.
Hinweis: Der Widget-Schalter ist standardmäßig verfügbar und lässt sich je Kanal abschalten. Barrierefreiheits-Funktionen sind bewusst von Haus aus an.
Termine
Termine je Desk in der Wochenansicht, automatische Übertragung nach Outlook, Termine aus Einladungen und Outlook sowie die persönliche Buchungsseite.
Unternehmen & 360°-Akte
Alle Unternehmen im Blick: Liste mit Filtern nach Phase und Beziehungsart, dazu die 360°-Akte mit Stammdaten, Kontakten samt Rollen, Konzernstruktur, KI-Vorschlägen und Kundenakte.